Gestionnaire de Formation Professionnelle - Difpro H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

- Assurer la gestion administrative et le suivi financier des conventions de formation professionnelle (FA, FC, VAE), selon des procédures et modes opératoires actés pour l'UPEC.
- Accompagner les structures dans la mise en oeuvre des procédures et de l'utilisation des logiciels métiers.

Activités principales :
- Traiter les demandes de création des codes formations, émanant des composantes, dans Formatic.
- Traiter les modifications contractuelles sur le logiciel Formatic
- Apporter un appui administratif au suivi des appels à projets et marchés publics.
- Gérer les interfaces avec le logiciel comptable Sifac :
Formation continue : éditer les journaux, constituer les lots et procéder aux rejets des factures sur Formatic.
Formation par apprentissage : Editer les journaux, vérifier les pièces justificatives, intégrer les données dans Sifac, valider et éditer les factures après prise en charge par l'agence comptable.
- Assurer le suivi de signature des parapheurs (réception, gestion et renvoi en composante).
- Archiver de façon méthodique l'ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations financières et/ou comptables (webs et papiers) et proposer des améliorations au niveau de l'archivage.

Accompagnement des structures :
- Apporter un appui au suivi de la gestion des conventions pour une composante, en cas d'absence prolongée d'un gestionnaire.
- Accompagner les composantes dans la mise en oeuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone) sur les fonctionnalités de Formatic et d'YParéo.
- Contrôler la conformité (à la démarche qualité mise en place) des documents juridiques, administratifs et financiers, adressés par les composantes au service commun.
- Contribuer à l'identification des besoins de développement des deux logiciels métiers.
- Participer à l'élaboration des procédures d'utilisation des logiciels et à leur mise en place.

Connaissances
- Connaître la réglementation et les modes de fonctionnement de la formation professionnelle.
- Connaître les modalités de financement et les publics de la formation professionnelle.
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université ainsi que les personnes ressources ;
- Connaître l'offre de formation.

Savoir-faire etSavoir-être
- Savoir utiliser/s'adapter aux outils informatiques spécifiques à la formation professionnelle (FORMATIC), à l'apprentissage (YPARÉO) et à la gestion financière de l'université (SIFAC) ;
- Maîtriser les logiciels courants de bureautique ;
- Acquérir une bonne compréhension du processus de gestion de la formation professionnelle, des procédures et modes opératoires mis en place à l'UPEC ;
- Etre organisé et réactif ;
- Planifier ses activités en tenant compte des priorités et des échéances ;
- Maitriser les techniques de présentation orales et écrites ;
- Faire preuve d'un bon relationnel.
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Environnement professionnel et contexte de travail :
- Le gestionnaire est placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière.
- Expérience dans le domaine de la formation professionnelle et en gestion financière