Conseiller a l'Usager Specificite Renfort Courrier Elections - Ville de Chambery H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction de la Proximité et de la Citoyenneté se concentre sur la qualité des services offerts aux usagers, en tenant compte des ressources disponibles et de l'engagement de chaque agent. Au sein de l'unité « accueils » du service Accueils et Relation Usagers, le/la conseillèr.e à l'usager, supervisé par la coordinatrice de l'unité, gère les appels entrants et accueille les usagers à Curial et à l?Hôtel de Ville. Il/Elle transmet des informations pertinentes, délivre des prestations selon les normes établies et contribue à l'image positive des services de la Ville de Chambéry. En plus de ses missions d'accueil, il supervise les espaces, gère le matériel et aide à l'intégration des nouveaux agents. Dans le cadre de Vigipirate, il/elle assure également la sécurité des locaux en filtrant les visiteurs. Enfin, il peut intervenir en renfort pour le traitement du courrier et lors des élections, notamment pour le recrutement des assesseurs et de la constitution des bureaux de vote.

Accueil physique et téléphonique :
Réceptionne et filtre les appels téléphoniques, apportant des réponses de premier niveau ou réorientant vers le bon correspondant.
Accueille physiquement les usagers, écoute leurs demandes, les informe et les oriente vers les services compétents.
Délivre des prestations simples, telles que la remise de documents, la complétude de dossier, la prise de rendez-vous et l'aide aux démarches en ligne.
Affiche des documents et gère le planning des réunions sur la base des informations enregistrées.

Renfort sur le traitement des courriers :
Trie et ouvre les courriers reçus, enregistre les plis sur le logiciel métier et détermine les services destinataires.
Gère les réponses de courriers des services municipaux et l'affichage légal.

Renfort auprès du service élections :
Met à jour les formulaires d'inscription des assesseurs sur la plateforme Simpl'ici avec l'unité numérique.
Constitue les bureaux de vote à l'aide de tableaux Excel
Participe à l'équipe de préparation des élections et effectue des points réguliers sur l'évolution des inscriptions.

Connaitre le fonctionnement d'une collectivité
Maîtriser les outils de bureautique et de communication
Avoir une bonne maîtrise au niveau de l'expression orale et écrite
Être force de proposition pour améliorer la qualité de l'accueil
Faire preuve d'ouverture à l'autre, de courtoisie et de respect.
Être disponible et bienveillant dans les interactions avec les usagers.
Etre capable d'organiser son temps de travail
Connaître l'importance du respect de la confidentialité et du secret professionnel
Avoir l'esprit d'équipe et savoir rendre compte à sa hiérarchie