Un·e Assistant·e de Direction au Sein de la Direction des Services Techniques H/F - Fonction publique Territoriale

LA COMMUNE D'OLORON SAINTE-MARIE
10 854 habitants / Chef-lieu de canton / Sous-Préfecture
Ville Centre de la Communauté de Communes du Haut-Béarn (48 communes) / 174 agents (Département des Pyrénées-Atlantiques)

RECRUTE
Un-e Assistant-e de direction
au sein de la Direction des Services Techniques

Cadre C de la Fonction Publique Territoriale ou Contractuel-le à temps complet
Cadre d'emploi des Adjoints administratifs

Placé-e sous l'autorité du Directeur des Services Techniques, dans le cadre d'un travail en binôme, vous êtes chargé-e des missions suivantes :

- Assister le directeur des services techniques et les responsables de services : gestion de l'agenda et des rendez-vous, transmission des messages, organisation des déplacements, rédaction d'actes administratifs (arrêtés, délibérations, conventions), traitement du courrier entrant et sortant, tableaux de suivi de l'activité, organisation et planification de réunions,

- Assister le service urbanisme : enregistrement et suivi des déclarations d'intention d'aliéner et des PC, planification de rendez-vous administrés, suivi administratif des demandes (notaires, huissiers, arrêtés d'alignement...),

- Suivre les dossiers ERP : réception et vérification des dossiers, consultations des partenaires, convocations des membres (élus, exploitants),

- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique : prise de notes, mise en forme de tous types de documents (courriers, rapports, convocations, tableaux, compte-rendus),

- Organiser le classement et l'archivage des dossiers,

- Accueil téléphonique et physique : renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.

- Expérience sur un poste similaire vivement souhaitée
- Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs
- Connaissance des principes rédactionnels de notes de synthèse et de compte-rendus
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Connaissance d'outils de planification et de suivi (tableaux de bord)
- Avoir un très bon niveau d'orthographe et de grammaire
- Maîtrise de l'outil informatique et des outils de bureautique (Messagerie, Word, Excel...)
- Savoir travailler avec initiative et autonomie
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Savoir gérer l'urgence et respecter les échéances
- Maîtrise des techniques de communication
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches
- Rigueur et fiabilité
- Sens du service public
- Sens du travail en équipe
- Discrétion et devoir de réserve

Poste ouvert aux fonctionnaires et lauréats de concours, à défaut aux agents contractuels, conformément à la loi n° 84-53 du 26 Janvier 1984.