Chargé d'Accueil - Communaute de Communes les Rives de la Laurence H/F - Fonction publique Territoriale
- Saint-Loubès - 33
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
La Communauté de Communes (CDC) Les Rives de la Laurence est un EPCI (Etablissement Public de Coopération Intercommunal) qui regroupe 6 communes (Beychac et Cailleau, Montussan, Sainte-Eulalie, Saint-Loubès, Saint-Sulpice-et-Cameyrac et Yvrac) sur 82 km²- et avec près de 30 000 habitants.
Sous la responsabilité de la directrice générale des services, le/la chargé(e) d'accueil aura la responsabilité d'assurer l'accueil physique et téléphonique, d'aider à la gestion du secrétariat général, de gérer le courrier et de diffuser l'information.
DESCIPTION DES MISSIONS
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de tout type de public
- Accueillir et renseigner le public sur place et par téléphone avec amabilité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
- Orienter le public vers les différents services
- Tenue du cahier d'appels téléphoniques
* Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la collectivité
- Préparer les convocations
- Préparer les dossiers, organiser les réunions et assurer le rangement des espaces concernés (le cas échéant)
- Tenue des plannings des réunions/ gestion réservation de salles
- Gestion boîte mail « accueil »
- Prise de rendez-vous permanences
- Demande de devis
- Commandes diverses après accord/validation du responsable concerné
- Réponses aux divers courriers
* Gérer le courrier et diffuser l'information
- Envoi et enregistrement du courrier
- Affichage des informations
* Transports scolaires : Contrôle des dossiers et renseignements sur les trajets de bus
* Aides à domicile : Renseignements planning aides à domicile, réception des appels pour remplacements, appels pour remplacements.......
Le profil recherché
Savoirs :
* Diplôme(s) ou formation conseillé(s) :
o Débutant(e) accepté(e)
o BEP secrétariat
* Permis B
Savoirs faire :
* Très bonne maîtrise du français (orthographe, grammaire...)
* Connaître les techniques de rédaction administrative
* Connaître les logiciels métiers, les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
* Savoir susciter le dialogue et la transmission d'informations
* Savoir personnaliser le dialogue aux différents usagers
* Capacités d'adaptation et de réactivité
* Sens de l'organisation et rigueur
* Aptitudes relationnelles
* Gérer les situations d'urgence
* Prendre des initiatives à bon escient
* Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
Savoirs être :
* Avoir le sens de l'accueil du public et des relations humaines
* Avoir le souci de la qualité de service
* Avoir le sens de l'observation et de l'écoute
* Être rigoureux, organisé et méthodique
* Être patient
* Être discret
* Devoir de réserve
* Sens de la diplomatie
* Gestion du stress et de l'agressivité