Chargé de Gestion Administrative - Mairie de Saint Herblain H/F - Fonction publique Territoriale

Seconde ville de l'agglomération par sa taille et troisième du département de Loire-Atlantique, Saint-Herblain est une ville attractive, au-delà de ses frontières géographiques. Ses 50 200 habitants apprécient ses structures de quartier : 80 équipements sportifs, 4 centres socio-culturels, 2 piscines, 5 médiathèques et ludothèques. Une mairie annexe, le Carré des services publics, mais aussi 15 groupes scolaires complètent une offre de services publics de proximité. La ville souhaite ainsi rester à taille humaine au c½ur d'une métropole de 600 000 habitants.

Les Herblinois profitent également des espaces paysagers naturels et entretenus - autour de l'axe central du Cours Hermeland, une trame paysagère, verte et bleue, qui traverse la commune du Nord au Sud sur 7 km à vol d'oiseau et qui permet promenades, course à pied ou balade à vélo le long des liaisons douces aménagées.

Contexte direction/service :
La Bibliothèque est le réseau de lecture publique et de culture ludique de la Ville de Saint-Herblain. Elle compte 5 équipements, médiathèques et ludothèques, réparties dans les quatre grands quartiers de la Ville. Une cinquantaine d'agents travaille au sein du service et assure des missions d'accueil des publics sur l'ensemble des sites, dans le cadre d'une gestion du temps de service posté polyvalente. Le Pôle Administration Générale est en charge, pour l'ensemble du service, de l'exécution budgétaire, du suivi du temps de travail et de la gestion des biens et des équipements.

Sous l'autorité de la responsable de Pôle Administration Générale (équipe composée de 5 agents), vous :

Assurez les missions de gestion de temps de travail et des effectifs en appui à la responsable de Pôle Administration Générale et en coordination avec les autres responsables de pôles et d'unités :
* vous réalisez le planning hebdomadaire de service posté pour l'ouverture des 5 équipements
* vous coordonnez l'élaboration des recensements de congés du service
Assurez les missions de gestion administrative nécessaires au fonctionnement du service :
* vous recensez et suivez les besoins en moyens matériels et mobiliers,
* vous êtes référent Archives pour le service et à ce titre coordonnez les campagnes d'archivage du service
* vous renseignez des tableaux de suivi d'activités,
* vous effectuez le suivi, le classement et l'archivage de documents/contrats.
* Vous effectuez, avec l'assistante comptable, le suivi des dossiers de contentieux et de mise en recouvrement des usagers auprès du Trésor Public.
Assurez le remplacement de l'assistante comptable sur ses missions en cas d'absence, notamment : la suppléance pour la régie de recette, le suivi des parapheurs et des courriers du service sur logiciel dédié, l'inventaire des biens mobiliers.
Assurez l'accueil téléphonique, ainsi que le renseignement de premier niveau pour l'ensemble du service

- Qualités relationnelles : discrétion et confidentialité, respect du devoir de réserve
- Sens du service public et de l'intérêt général
- Expression orale : communication et gestion du stress
- Maîtrise de l'outil informatique, notamment de la suite office
- Sens des responsabilités
- Facultés d'organisation, d'adaptation et de polyvalence
- Méthode et rigueur dans le travail,
- Capacité à rendre compte, à être force de proposition
- Dynamisme et motivation,
- Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités
- Maîtrise des règles de rédaction administrative