Gestionnaire de Scolarité de l'Ipag de Paris H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Paris 13e - 75
- Fonctionnaire
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
VOS MISSIONS
Au sein du secrétariat de l'IPAG, sous l'autorité du Responsable administratif, l'agent est en charge de l'organisation et de la gestiondes préparations suivantes :
- Préparation aux Concours de Relations Extérieurs (PCRE);
- Préparations aux Concours d'Officiers de Police (PCOP) interne et externe;
- Préparation au Concours de Commissaires des Armées (PCCA)
En parallèle, il assure également en collaboration étroite avec le responsable administratif, des tâches administratives, transversales relatives au recrutement et au suivi des enseignants permanents, des intervenants extérieurs et vacataires administratifs.
Activités principales
1. Gestion administrative et pédagogiques des préparations et formations :
- Accueil téléphonique ou physiqueet réponses aux mails reçus sur l'adresse fonctionnelle et professionnelle ;
- Traitement des demandes diverses des étudiants, intervenants et services de l'université.
- Gestion des candidatures, inscriptions administratives et pédagogiques;
- Organisation des cours magistraux, des travaux dirigés et des galops d'entrainement, oraux;
- Gestion des plannings, des annulations et rattrapages de cours;
- Gestion des supports pédagogiques physiques, et dématérialisés ;
- Suivi de l'assiduité des étudiants;
- Organisation des sessions de concours blancs ;
- Gestion et suivi des conventions de stage.
2. Gestion administrative et financière des intervenants et vacataires administratifs de l'IPAG :
- Envoi aux intervenants et vacataires administratifs des dossiers de recrutement, vérification, relance et transmission des dossiers de recrutement à la DRH;
- Établissement des arrêtés de nomination et saisie des heures pour le paiement des intervenants et vacataires administratifs ;
- Envoi des déclarations des services à la DRH pour les intervenants et vacataires administratifs et archivage des paiements et de l'ensemble des documents de travail.
Le profil recherché
Compétences Techniques :
- Connaissance de l'environnement et de la réglementation dans un établissement d'enseignement supérieur.
- Maîtrise des logiciels bureautiques : Pack Office, Outlook, File sender ;
- Connaissance souhaitable de logiciels spécifiques : E-Mundus, Apogée, Celcat, Pampa ;
Savoir-être :
- Savoir rendre compte;
- Polyvalence dans l'accomplissement des tâches variées et spécifiques aux missions assignéeset capacité à gérer efficacement son temps et à prioriser ses tâches;
- Adaptabilité face aux changements et à la complexité des missions et capacité à gérer son stress;
- Excellentes compétences en communication écrite et orale pour interagir avec des publics différents : étudiants, enseignants, personnels administratifs et les administrations externes.