Agent Accueil et Administratif - Commune de la Ciotat H/F - Fonction publique Territoriale

Accueille, oriente, renseigne le public. Représente l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers. Également, chargé de tâches administratives simples.

Accueil physique et téléphonique du public
Accueillir le public avec amabilité
Prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Favoriser l'expression de la demande
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Appliquer les règles de communication et de protocole
Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
Mettre en relation des correspondants
Gérer les situations de stress et réguler les tensions
Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
S'adapter aux publics de cultures différentes
Adapter son intervention aux différents publics
Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès
Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

Renseignement et orientation du public
Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication
Gérer un planning de réservation
Orienter vers les personnes et services compétents
Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
Aider à rédiger des documents administratifs

Gestion et affichage d'informations
Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

Traitement des dossiers et saisie de documents
Gérer et actualiser une base d'informations
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Enregistrer ou saisir des données informatiques

PRECISION DES MISSIONS LIEES AU POSTE
Et en fonction du besoin sur le service/ travail en binôme avec un-e autre agent-e
- Enregistrement et transmission du courrier et des rapports.
- Réception des colis à destination du service
- Commandes et gestion des fournitures pour le service.
- Gestion de l'habillement et petits équipements armement et finances.

- Maîtrise de la communication orale, de la gestion des publics
- Maîtrise des techniques d'expressions écrites
- Notions de secrétariat.
- Capacité d'organisation et de gestion du temps de travail.
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité.
- Notions de procédures administratives.
- Rigueur et organisation pour la gestion des différents dossiers.
- Aptitude au travail d'équipe.
- Discrétion, confidentialité.
- Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel.
- Maîtrise des logiciels : Municipol,

FORMATION(S) REQUISE(S)
Bac Pro service aux personnes et aux territoires, Bac Pro gestion administration, Bac Pro Accueil Relation Clients et usagers (ARCU) ou équivalence professionnelle.

CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
- Travail sur écran
- Charge mentale
- Juste distance professionnelle dans la relation aux usagers