Assistante de Direction - Cctnp H/F - Fonction publique Territoriale

Assistante de Direction auprès de la Présidence et à la Direction générale des services

1/ Accompagnement administratif et rédactionnel auprès de la Présidence
- Gestion de l'agenda de la Présidence ;
- Prises de rendez-vous en lien avec l'ensemble des partenaires, assistants ou collaborateurs
- Préparation des rendez-vous ;
- Rédaction des courriers, notes, comptes-rendus, synthèses, etc. ;
- Assure le lien entre les élus, la Direction générale des services et les agents pour relayer l'information, les demandes ;
- Élaboration et préparation des rapports ou documents de décisions (réunions de VP, comités de direction, services, assemblées, etc.) ;
- Gestion et suivi du courrier et courriels ;

2/ Gestion des instances décisionnelles
- Organisation et suivi des instances communautaires :
? Aspect administratif :
Rédaction des dossiers de séance, des convocations, des diaporamas, gestion des envois, des comptes-rendus, émargements, etc. ;
Participation aux séances ;
? Aspect technique :
Gestion des réservations, des mises en place et remises en état des salles, des commandes liées aux vins d'honneurs ;

- Assurer le suivi des décisions prises lors des instances communautaires :
? Rédaction des délibérations et des décisions de la Présidence ;
? Transmission au Contrôle de légalité ;
? Tenue du registre des délibérations (en version papier et dématérialisées) ;
? Suivi des envois pour mise en application auprès des chefs de pôle ;
? Constitution et mise à jour de la base de données des Conseillers communautaires et des commissions

3/ Faire le lien entre les chefs de pôle, la Direction des services et la Présidence

4/ Gestion des évènementiels
- Organisation et suivi complet de tout type de cérémonies ou d'événements portés par la Présidence pour la mise en valeur de ses actions (v½ux, inaugurations, rencontres thématiques, conférence, etc.) ;

5/ Assurer une veille sur l'actualité
- Suivi des projets et des potentiels subventions disponibles ;

- Respect des obligations de discrétion et de loyauté auprès de la Présidence et de la Direction générale des services ;

- Compétences et techniques rédactionnelles

- Connaissance des compétences et du fonctionnement des collectivités territoriales (Etat, Département, Communautés de communes et communes adhérentes) ;

- Réactivité, anticipation, polyvalence, diplomatie ;

- Savoir évaluer les besoins et les prioriser ;

- Capacité d'écoute et esprit de synthèse ;

- Être force de proposition ;

- Connaissance des techniques d'utilisation des moyens de communication et des logiciels utilisés par les collectivités ;