Chef du Service des Vacations et Emplois Étudiants Réf. 30342 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Paris 5e - 75
- Fonctionnaire
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
Fonctions : Cheffe ou Chef du Service des vacations et emplois étudiants
Catégorie : A
Corps : Assistant Ingénieur
BAP : J
Emploi-type : Assistant-e des ressources humaines
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 2 ans, renouvelable).
Missions :
Sous la responsabilité de la directrice adjointe des ressources humaines, la cheffe ou le chef de service est chargé-e de mettre en oeuvre, à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, l'ensemble des activités liées à la gestion des vacataires administratifs en vacataires enseignants, des tuteurs, des surveillants d'examens (vacataires extérieurs) et des contrats étudiants.
La Cheffe ou le Chef de service encadre actuellement une équipe de 5 personnes dont une adjointe, la ou le responsable de ce service participe au collectif de direction de la direction des ressources humaines.
La gestion administrative :
Vacataires administratifs, vacataires enseignants, tuteurs et contrats étudiants :
- Vérification des dossiers de recrutement des vacataires.
- Saisies et mises à jour des bases de données RH des structures en partenariat avec les UFR et services et écoles internes.
- Elaboration et suivi des tableaux de bords et des indicateurs relatifs à l'activité du service.
- Rédaction des contrats et des divers actes administratifs (attestations...).
- Elaboration et suivi de dossiers liés aux vacations administratives.
- Participation aux réunions et groupes de travail facultaires et inter-facultaires.
- Mise en place et gestion des contrôles de cohérence et des fiabilisations de données RH.
La Cheffe ou le Chef de service a en charge un portefeuille de gestion.
La gestion financière :
- Préparer, saisir et contrôler les éléments de paie des dossiers des agents pris en charge dans le SIRH (WINPAIE+RH).
- Suivi de la RAFP (retraite additionnelle de la fonction publique).
- Mise à jour du calendrier de paie transmis aux structures.
Des échanges réguliers devront être menés avec les UFR, écoles internes et les services pour s'assurer de la réception de l'ensemble des dossiers dans les délais impartis (paiement au fil de l'eau des vacations).
Un accompagnement des structures relatif à la maîtrise et à la simplification des différents processus liés à la gestion des vacataires et des contrats étudiants doit être poursuivi.
Dans le cadre de la conduite de ce processus, la cheffe ou le Chef de service devra être force de proposition quant aux actions de simplification à mener.
Le profil recherché
Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
Savoir-faire :
- Travailler en équipe
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des logiciels liés au SIRH
- Aptitude à s'adapter aux évolutions constantes des métiers des ressources humaines
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Savoir-faire transversaux :
- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Travailler avec la direction informatique sur les sujets liés à la dématérialisation des dossiers des vacataires (DEMAT HC)
- Accompagner les structures dans la maîtrise des différents processus
- Aptitude à conduire le changement
Savoir être :
- Excellent relationnel
- Réactivité
- Disponibilité
- Capacité d'écoute, sens de la diplomatie
- Autonomie
- Discrétion
- Organisation et rigueur