Assistant Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions principales de l'agent·e :

1. Gestion administrative relative à la Direction de la Division :
- Anticiper, collecter et ordonnancer les demandes de commandes de tout type (fournitures, appel à projet, prestation de bouche, mobilier...);
- Établir ou réceptionner les devis, les faire valider et signer par la Directrice Administrative;
- Préparer les propositions de commande, les transmettre afin d'obtenir les bons de commandes correspondants ;
- Finaliser les commandes et en assurer le suivi jusqu'à leur réception;
- Contrôler les commandes reçues, établir les attestations de livraison et les transmettre ;
- Enregistrer les engagements de dépenses dans le fichier de suivi budgétaire et en assurer une tenue rigoureuse et fiable.

2. Gestion administrative relative à «Mission handicap» :
- Assurer un lien entre le Service Mission Handicap et le Pôle Pédagogie Licences 1ère et 2ème année notamment dans le suivi et la mise à jour des plannings d'examens;
- Communiquer toutes informations et/ou modifications utiles aux deux parties concernées (Mission handicap et Pôle Pédagogie);
- Assurer une aide administrative auprès du/de la chargé·e de mission « Mission handicap » (préparation, suivi et traitement des dossiers...) ;
- Assurer une aide dans la mise à jour de la validation des dossiers dans les outils dédiés.

L'agent·e est également amené·e à assurer, en lien avec les 2 autres assistantes de direction de la division et en fonction des périodes d'activités, des tâches de secrétariat polyvalent et gestion administrative relative au fonctionnement du service. Il/Elle peut par ailleurs être amené·e à contribuer à l'organisation d'événements en lien avec la formation (journées portes ouvertes, concours...)

Connaissance, savoir :
- Connaître les techniques générales de gestion administrative et de communication
- Savoir s'adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles
- Respecter les dispositifs et procéduresde l'établissement

Savoir-faire :
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Savoir s'intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
- Planifier le travail et les échéances, hiérarchiser et gérer les priorités, travailler en collaboration avec les interlocuteurs·rices internes et externes
- Savoir apprécier le degré d'urgence et d'importance des dossiers ou situations dont l'agent·e est saisi·e
- Maîtriser les techniques de communication et les outils de gestion
- Organiser le classement et la conservation des documents et des informations traitées
- Savoir rédiger et mettre en forme des documents administratifs (notes, tableaux...)
- Savoir recueillir l'information, la présenter au supérieur hiérarchique et la diffuser
- Savoir travailler en équipe et en lien avec de multiples interlocuteurs·rices

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Savoir-être :
- Savoir s'adapter à une Direction collégiale
- Savoir travailler en équipe
- Faire preuve d'organisation, d'autonomie, d'adaptation et d'anticipation
- Rigueur (organisation et méthode, réponse adaptée à la demande)
- Attrait pour des fonctions polyvalentes
- Discrétion, réserve, ponctualité
- Avoir le sens du relationnelet de l'accueil
- Capacité à assurer la continuité du service