Conseiller Relation Usagers - Commune de Romans sur Isere H/F - Fonction publique Territoriale

Accueillir, orienter et renseigner l'usager afin de traiter les démarches réalisées au sein du guichet unique Mairie +.

* Assurer l'accueil et le traitement des demandes de l'usager :
- Assurer l'accueil physique et suivi des dossiers téléphoniques des usagers (back téléphonique)
- Etre responsable de la qualité d'accueil quelle que soit la position de travail
- Orienter et renseigner l'usager
- Avoir une attention particulière sur sa tenue et sa posture
- Veiller à l'environnement professionnel (organisation du poste de travail et gestion du rangement de l'espace après utilisation)
- Gérer la demande en Back Office
- Identifier et reformuler les demandes
- Apprécier le degré d'urgence
- Accompagner l'usager dans certaines de ses démarches
- Analyser la demande et apporter une réponse adéquate
- Assurer la prise en charge de la demande des usagers
- Réceptionner et transmettre les documents et formulaires nécessaires
- Instruire la demande dans les progiciels : Virtuose, Mélodie, Adagio, Maestro, concernant le traitement des demandes Etat Civil (naissance, décès, mariage, etc.)
- Gérer et suivre les demandes de titres électroniques sécurisés (cartes d'identité, passeports)
- Effectuer l'enregistrement du courrier au quotidien
- Assurer le traitement des missions relevant des affaires générales (légalisations de signature, certificats de vie, attestations d'accueil...)
- Assurer la célébration des mariages et parrainages civils (gestion de la logistique et accompagnement de l'élu de permanence...)
- Assurer les déplacements en maternité et les enregistrements naissance

* Garantir le respect de la labellisation Services Publics + :
- Adopter une bonne posture d'accueil et utiliser les phrases adéquates
- Gestion des files d'attente physiques
- Accueil avec les formules de politesse
- Connaissance et application des procédures du service
- Savoir faire face à la diversité des publics
- Garantie de bonnes informations
- Faciliter l'accès et le parcours de l'usager
- Gestion des réclamations

- Maitriser le droit civil et la réglementation relative aux affaires générales (recensement militaire, droit des étrangers...)
- Avoir le sens de l'organisation
- Faire preuve de discrétion
- Connaître le fonctionnement de la collectivité
- Maîtriser les procédures
- Bonne maîtrise de l'orthographe
- Savoir travailler en équipe
- Avoir le sens des relations humaines et de la communication
- Savoir prioriser
- Maîtriser les logiciels de bureautique et logiciels spécialisés
- Rédiger des courriers et documents administratifs
- Respecter les délais
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Transmettre les informations et rapporter les éventuels problèmes rencontrés
- Analyser et répondre aux demandes avec efficacité
- Avoir une grande capacité d'écoute
- Avoir une excellente présentation et une bonne élocution
- Savoir gérer les situations conflictuelles
- Capacité d'adaptation
- Assurer assistance et conseil auprès des usagers