Responsable de Gestion - Coordination Administrative et Financière H/F - Fonction publique Territoriale

La Direction Aménagement Energie de la Communauté d'Agglomération Sophia Antipolis recherche un(e) responsable de gestion - coordination administrative et financière.

Assister la direction (mutualisée CASA / Ville d'Antibes) en matière de suivi administratif sur les missions suivantes :

Elaboration des pièces des marchés et suivi administratif :
- Suivi des marchés de la direction : échéances, montant maxi, engagements, facturation ;
- Assister les agents à la réalisation des pièces administratives des marchés
Lien avec la direction de la commande publique CASA et ville d'Antibes, et la coordination de la DGA DEAD.

Actes et délibérations :
- Programmation et suivi des délibérations en lien avec les agents (conseil municipal, bureau communautaire, conseil communautaire), signature des actes exécutoires ;
- Organisation et suivi des commissions préalables d'élus ;
- Suivi des décisions, arrêtés et conventions ;
- Lien avec la direction des Assemblées CASA et ville d'Antibes, et la coordination de la DGA DEAD.

Participer à l'élaboration du budget et au suivi de son exécution :
- Préparation des maquettes budgétaires ;
- Suivi des engagements financiers, des bons de commande et de la facturation, attribution de subventions ;
- Suivi des recettes (subventions, recettes de service) ;
- Suivi de l'exécution du budget (flux de facturation, Engagements non soldés, soldes lignes budgétaires...) ;
- Lien avec la direction des Finances CASA et ville d'Antibes, la coordination avec la DGA DEA ;
- Suivre des tableaux de bords (actes, marchés, finances/budget) et mise à jour des fiches procédures ;
- Gestion du courrier et des parapheurs ;
- Gestion de la direction (accueil, organisation générale, fournitures, classement, archivage...) ;
- Aider à l'organisation et à la planification de l'activité professionnelle du directeur, prise de RDV, suivi des dossiers du personnel et lien avec les responsables des services ;
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, tenue et mise à jour de fichiers et documents, reporting et compte rendu de réunions.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
* Poste permanent à temps complet - 38h45 - 21 jours de RTT/an ;
* Tickets restaurant ;
* Participation à la protection santé et prévoyance (contrat labellisé) ;
* Prise en charge adhésion CNAS (Comité National d'Action Sociale).

REMUNERATION :
* Rémunération statutaire ;
* Régime indemnitaire (IFSE part fixe mensuelle + Complément Indemnitaire Annuel) ;
* Poste relevant de la filière administrative- Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux - Catégorie B - Fonction RIFSEEP : Responsable de gestion ;
* Poste ouvert aux contractuels.

Savoir être :
- Organisation ;
- Efficacité ;
- Rigueur ;
- Disponibilité ;
- Implication ;
- Loyauté ;
- Esprit d'équipe ;
- Force de proposition ;
- Discrétion.

Connaissances :
- Connaitre le contexte et les enjeux de la CASA et de la Mairie d'Antibes ainsi que les missions de la direction ;
- Maitriser le fonctionnement de la collectivité et de la ville ;
- Maitriser les règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
- Maitriser les outils bureautiques, logiciels métiers, internet et intranet ;
- Connaitre les procédures liées à la commande publique et l'exécution de marchés nécessaires à l'activité de la direction ;
- Connaitre les aspects financiers et comptables nécessaires à l'activité de la direction ;
- Connaître les aspects liés aux instances délibérantes et commissions ;
- Réaliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
- Assurer l'accueil téléphonique et physique.

Compétences :
- Assister le directeur dans ses fonctions et répondre à ses consignes ;
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages ;
- Savoir s'organiser et gérer son temps ;
- Intégrer les priorités de la direction définies par la hiérarchie dans la gestion quotidienne de ses activités ;
- Suivre les projets et activités de la direction, mettre en place et renseigner des tableaux de suivi de ces activités ;
- Préparer et suivre l'exécution budgétaire, les marchés et les actes de la direction ;
- Réaliser et mettre en forme tous types de travaux de bureautique ;
- Réaliser, vérifier et corriger les documents administratifs sortants ;
- Organiser les circuits de signature et de transmission des documents entrants et sortants ;
- Prendre des notes et réaliser des comptes rendus clairs et concis ;
- Assister à des réunions et restituer l'information ;
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers ;
- Assurer l'accueil téléphonique, renseigner les interlocuteurs et transmettre les messages ;
- Gérer les aspects moyens matériels et logistique ;
- Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel en lien avec la DRH et le Directeur.