Assistant Médico Administratif ou Adjoint Administratif Métier Secrétaire Médical H/F - Fonction publique Hospitalière

CADRE GENERAL DU POSTE

L'AMA assure les missions qui lui sont confiées sur les domaines suivants :
- Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient
- Recevoir, renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le service recherché
- Planifier l'activité de gestion des rendez-vous de consultation et d'hospitalisation
- Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le PUBLIC et/ou orienter des appels téléphoniques en fonction de leur nature

MISSIONS GENERALES et SPECIFIQUES DU POSTE
- Assurer le fonctionnement du secrétariat médical.
- Gestion administrative et médicale du dossier des patients.
- Position fonctionnelle en matière de gestion de l'information au sein du service.
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Elaboration de statistiques.
- Entrées-Sorties du service.
- Frappe des comptes rendus d'hospitalisation, des observations et et des résumés de séjour des patients hospitalisés, en prise directe, écrites ou dictées numériques.
- Gestion des rendez-vous des familles et des rendez-vous des laboratoires.
- Accueil des familles et accueil téléphonique.
- Saisie informatique de recueil de données.
- Classement des examens, supports radios ou autres.
- Sauvegarde de certains fichiers sur informatique.
- Travail universitaire : frappe de cours, diapos ou travaux divers, gestion des internes et des externes du service
- Elaboration de documents pour le cadre de santé ou les IDE du service.

COMPETENCES et CONNAISSANCES
- Accueillir, accompagner et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Afficher la suite
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers

Diplômes requis :
- Etre titulaire du baccalauréat F8 ou SMS ou d'une formation équivalente
- Bac spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Formations obligatoires :
- Identitovigilance
- Accueil physique et téléphonique
- Confidentialité

Formations à réactualiser tous les 4 ans

SAVOIR FAIRE
- Mettre en route les différents postes de travail
- Maîtriser les outils informatiques de planification, de validation et de frappe des comptes-rendus
- Travailler en équipe pluridisciplinaire
- Faire preuve de discernement face à des informations confidentielles
- Savoir prendre du recul face à une situation
- Respecter les règles de confidentialité.
- Connaître les modes dégradés
- Transmettre ses connaissances
- Participer à la rédaction et à l'amélioration des procédures
- Participer à la mise en place de nouvelles activités le cas échant
- Assiduité et ponctualité

SAVOIR ETRE
- Être capable de travailler en équipe pluriprofessionnelle
- Avoir le sens de la communication et des relations
- Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle
- Être dynamique et motivée
- Faire preuve de rigueur et de méthodologie professionnelle
- Faire preuve de respect à l'égard des patients et des intervenants
- Avoir le sens du contact : être accueillant, courtois, discret, diplomate
- Capacité d'intégration dans une équipe pluridisciplinaire
- Être capable d'autonomie dans son travail
- Développer une attitude positive en toute circonstance
- Faire preuve de mobilité.
- Inscription dans une démarche de projet et de qualité continue
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- S'adapter à l'activité du service