Gestionnaire Administratif·ve de l'Espace Langues H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes (informer sur l'offre de cours, les certifications, les stages et ateliers, les modalités d'inscription et de candidature) et traiter les courriels et courriers
- Participer à l'organisation de réunions régulières
- Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données et des tableaux de bord utilisés par le service. Réaliser des extractions
- Préparer et gérer les inscriptions aux cours semestriels, stages et ateliers en utilisant les applications et outils dédiés
- Suivre et contrôler l'assiduité et la participation aux cours, stages et ateliers
- Traiter et diffuser les résultats obtenus à l'issue des cours semestriels, stages et ateliers
- Intervenir en support lors de sessions de certifications
- Intervenir en support dans la gestion du DU Passerelle
- Gérer les inscriptions pédagogiques et la saisie des notes dans Apogée
- Assurer un suivi logistique des locaux de l'Espace Langues (bureau, salles de cours, matériels,
fournitures)
- Participer au déploiement et à la valorisation de l'Espace Langues et de ses missions
- Contribuer à la démarche qualité entreprise à l'Espace Langues
- Mettre en oeuvre et appliquer les procédures et respecter la réglementation en vigueur

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Pédagogie : Apogée, E-candidat, Améthys
Logistique : Hyperplanning, GAEL (gestion des sessions DELF-DALF)
RH : Saphir, Safran, Sépia
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel

Connaissances / Savoir
Environnement professionnel, objectifs et projets de l'USPN
Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Connaissances juridiques générales (droit des contrats, droit public)
Techniques de communication et d'élaboration de documents
Langue anglaise : A2 à B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Savoir faire
Maîtriser les outils bureautiques
Gérer son activité dans un calendrier établi
Travailler en équipe
Savoir rendre compte
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir communiquer à l'oral comme à l'écrit et faire preuve de pédagogie
Afficher la suite
Savoir être
Rigueur, fiabilité
Adaptabilité
Sens relationnel
Autonomie
Esprit d'équipe