Assistant à la Direction des Services Techniques et Urbanisme H/F - Mairie Gieres

La commune de Gières recrute un(e) assistant(e) administratif(ive).

Au sein de la direction des services techniques, de l'urbanisme et de l'environnement, vous aurez en charge l'accueil du public et assurerez le secrétariat de la direction des services techniques. Vous interviendrez également au sein du service urbanisme pour une partie de vos missions.

Principales missions :

Accueil polyvalent de la direction des services techniques :
- Accueil, renseignements ou orientation du public (usagers, services internes, interlocuteurs publics et privés)
- Recherche / Recueil, centralisation et diffusion d'informations via les outils dédiés (travaux, actions communales, événements, incidents, etc.)

Secrétariat de la direction des services techniques :
- Gestion des interventions
- Réception et transmission des demandes d'intervention urgentes (téléphone)
- Enregistrement, transmission et suivi des signalements et demandes d'interventions internes (équipes de maintenance) ou externes (services
métropolitains, exploitants de réseaux, opérateurs publics ou privés, etc.) via les outils dédiés
- Gestion du courrier entrant et sortant (réception, distribution, classement, rédaction, affranchissement) et des parapheurs
- Gestion de réunions et de rendez-vous (organisation de réunions, rédaction de compte rendus)
- Centralisation des interventions en cours et à venir et communication auprès des services partenaires et usagers (recueil des informations, mise à jour d'une cartographie recensant les travaux, interventions), gestion des publications relatives à la direction des services techniques (mise à jour site internet, cartographie)

Manifestations et prêts de matériels :
- Gestion des demandes de prêts de matériels pour les manifestations communales, pour les associations
- Gestion du prêt de véhicule
- Gestion des clés et badges et systèmes d'accès
- Gestion de la demande de pose de banderoles communales et associatives

Divers :
- Gestion des dossiers de subventions (Mur mur / Prime air bois, etc.)
- Enregistrement et transmission du bordereau de commande de fournitures de bureau

Urbanisme :
- Enregistrement des dossiers d'autorisation du droit des sols (PC, PA, DP, AT, PA, PD enseignes, CU, DIA, modificatifs, transferts, ouverture (DOC) et fin de chantiers (DAACT))
- Affichages des dépôts d'autorisation, des arrêtés, etc.
- Instruction et rédaction des certificats d'urbanisme
- Suivi et relance des dépôts des déclarations de fin de chantier, des pétitionnaires ayant réalisés des travaux sans autorisation, etc.
- Réalisation de visite de conformité en lien avec les autres agents du service urbanisme

Missions secondaires :
- Classement et archivage physique et numérique
- Polyvalence sur les fonctions de l'autre poste d'assistante de direction

Savoirs être :
- Sens du service public
- Capacités à travailler en équipe
- Capacités d'écoute et de dialogue
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve
- Adaptabilité, autonomie

Primes mensuelles + participation employeur mutuelle et prévoyance.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Connaissances de base en urbanisme, Qualités rédactionnelles et administratives, Maîtrise de l'outil informatique, Techniques de secrétariat, Aisance sur les logiciels métiers

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.