Assistant·e de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Activités principales : Vous serez rattaché(e) à la direction et assurerez le secrétariat du directeur et de ses adjoints

Secrétariat de direction :
- Accueil téléphonique au niveau du secrétariat de direction,
- Tenue des agendas électroniques du directeur et des directeurs départementaux adjoints,
- Gestion de la messagerie fonctionnelle de la direction,
- Enregistrement du courrier,
- Prise de rendez-vous,
- Organisation et aide à la préparation de réunions, tenue et suivi de plannings,
- Préparation de dossiers,
- Organisation et suivi des déplacements,
- Convocation et préparation des dossiers des instances de dialogue social en lien avec l'agent du secrétariat général commun en charge des instances de dialogue social de la DDETS, appui au directeur et au chargé de mission en charge du suivi des décisions des instances,
- Travail de rédaction dont les comptes rendus des comités de direction, les messages d'information de la direction à destination des agents, courriers divers, élaboration de supports de présentation, classement, photocopies,
- Appui au directeur adjoint en charge de la communication interne et externe et au directeur en charge du pilotage des schémas d'emplois,
- Suivi des délais de réponse relatifs aux dossiers à destination du préfet,
- Soutien à la déléguée départementale aux droits des femmes.

Activités annexes : Gestion de dossiers particuliers en lien avec le directeur ou les directeurs départementaux adjoints.

Fonctions support : 20% du temps de travail :
- Gestion des convocations des membres des instances de dialogue social internes (CSA, F3SCT),
- Gestion de dossiers ponctuels, assistance au SGCD (préparation des dossiers des instances de dialogue social).

Peut-être amené(e) à participer occasionnellement à la gestion des BOP métiers de la DDETS pour suppléer ou aider le titulaire du poste.

Partenaires institutionnels : Responsables des différents services de la DDETS, secrétariat du Préfet et des autres membres du corps préfectoral, autres partenaires institutionnels (services de l'Etat, collectivités territoriales, associations...), Services de la Préfecture de Région et de Département, Prestataires, DREETS, SGARE, conseil départemental, Métropole, associations...

Spécificités du poste / Contraintes :
- Disponibilité
- Maîtrise de l'outil PPT
- Rigueur et discrétion
- Gestion des demandes sous délais contraints

Connaissances :
- Bonnes connaissances de l'environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services de l'État dans les champs concernés,
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, ppt, etc.) et des outils plateformes.

Savoir-faire :
- Organiser,
- Planifier son activité,
- Appréhender les contraintes de programmation liées aux missions et activités des services.

Savoir-être :
- Faire preuve de rigueur, de discrétion et de maîtrise de soi,
- Travailler au sein d'une équipe de direction (3 directeurs et équipe de chef de pôle et service).
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Un appui de secrétariat à la déléguée départementale aux droits des femmes est à prévoir.
- Faire preuve d'initiative,
- Rendre compte.

Expérience professionnelle souhaitée : oui