Assistant·e de Direction H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Le, l'assistant.e de direction exercera les missions suivantes :
- Tenue des agendas et des plannings
- Accueil téléphonique, prise de rendez-vous, accueil des visiteurs
- Réservation et préparation des salles de réunion
- Préparation et suivi des réunions (constitution des dossiers, comptes-rendus, etc.)
- Recherche de documents, saisie, rédaction et mise en forme de divers documents (convocations, rapports, courriers, notes...)
- Suivi des actes relatifs aux délégations de signature des préfets et actes de subdélégation
- Gestion et suivi du courrier papier et électronique (enregistrement, transmission aux services concernés)
- Classement et archivage des documents et informations (papier et numérique)
- Participation à des travaux transversaux relatifs à la conservation des données
- Traitement de dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées.
- Intérim de l'accueil lors de l'absence de la titulaire
- Revue de presse quotidienne régionale

Liaisons avec l'interne et l'externe : relations administration centrale du ministère de la Culture/DRAC/partenaires ; coordination interne des informations.

Une montée en compétence sur les différents domaines sera effective par compagnonnage et/ou formation.

Les compétences, connaissances :
- Environnement professionnel : avoir une très bonne connaissance de l'organisation et des missions du ministèrede la Culture ; connaissance de l'organisation territoriale de l'État et des collectivités en région Bourgogne-Franche-Comté, bonne connaissance de l'environnement institutionnel et de leurs enjeux
- Techniques de communication
- Techniques de secrétariat bureautique
- Classement et archivage
Afficher la suite
Les compétences techniques, savoirs faire,

Compétences transversales :
- Capacité d'analyse et de structuration du travail
- Capacités rédactionnelles et de mise en forme des documents
- Réactivité aux consignes, savoir planifier et respecter les délais (veille active)

Compétences techniques :
- Maîtrise de l'outil informatique et bureautique (Word, Excel, PowerPoint, publipostage, mailing...)
- Savoir planifier, alerter, rendre compte, hiérarchiser les priorités
- Techniques de documentation et de communication
- Sens de la communication
- S'adapter aux différents interlocuteurs

Les compétences comportementales, savoirs être.
- Discrétion et réserve impératives
- Capacité d'écoute avec sérénité et recul par rapport aux événements
- Facultés d'anticipation, d'adaptation et réactivité
- Savoir être courtois et diplomate
- Sens des initiatives et des responsabilités
- Travail en équipe
- Loyauté
- Rigueur et sens de l'organisation
- Autonome
- Discrétion