Assistant de Direction H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Rattachée au directeur adjoint, en charge du pilotage des ressources de l'ENSAS, la personne recrutée sera principalement chargée des missions et activités suivantes :
- Assiste, conseille et alerte l'équipe de direction
- Gestion des rendez-vous, des déplacements, des réunions et de certains événements
- Gestion et archivage des courriers entrants (papiers et dématérialisés)
- Gestion et archivage des conventions de l'établissement - tous services confondus (formalisation et suivi)
- Gestion des frais de bouche (mise en place de marchés à l'année universitaire, réception des demandes de frais de bouche pour soumission à la direction, contact avec les prestataires, commandes, livraisons, service fait)
- Contribue au contrôle interne par la mise à jour des procédures de demandes de frais de bouche et des réceptions de colis
- Coordonne et met à jour les procédures d'accueil et de départ d'un agent, d'un doctorant et d'un stagiaire
- Coordonne la mise en place et la gestion de la signature électronique pour les agents concernés (avec le service informatique)
- Organise les sorties des personnels (été et Noël)
- Réflexion, organisation et suivi du classement informatique des fichiers
- Secrétariat courant de l'équipe de direction dont les ordres du jour, la rédaction et le classement des relevés de décisions des réunions avec les responsables de services
- Traitement des sollicitations internes et externes (téléphoniques, numériques et physiques)
- Préparation des dossiers : recherche et gestion d'informations, analyse, rédaction, classement et archivage de documents administratifs (ordres du jour, procédures, notes...)
- Tenue du fichier environnement institutionnel et partenaires externes (collecte des partenariats auprès des personnels administratifs et enseignants)
- Facilite la coordination, voire pilote, des groupes projets ou de travail (ex : suivi de la mise en oeuvre des décisions prises en instances, mise à jour du règlement intérieur...)
- Coordonne l'organisation calendaire des instances de l'école, pilote le suivi de leurs décisions, est en charge des conseils d'administration (organisation, préparation des dossiers, suivi des décisions, diffusion / communication / affichage)
- Organise et communique sur les élections du CNESERAC (Conseil national de l'enseignement supérieur et de la recherche artistiques et culturels)
- Encadre la personne en charge de l'accueil et de l'information
- Veille auprès de l'ensemble des services pour collecter les informations utiles sur l'environnement de l'ENSAS et les évolutions juridiques qui concernent l'établissement
- Anime et coordonne la mise à jour des procédures et outils internes gérés au niveau de la direction (ex : règlement intérieur, archivage)

Compétences techniques :
- Connaissance générale des procédures administratives
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint et outils collaboratifs (Expert)
- Intérêt pour la question des systèmes d'information et de l'organisation des fichiers et données (pratique)
- Pratique de l'anglais et/ou de l'allemand souhaitée (maîtrise)

Savoir-faire :
- Capacité à anticiper
- Capacité à gérer des dossiers sensibles et à fort enjeu
- Savoir coordonner plusieurs services et actions en même temps
- Savoir tenir une position tout en étant diplomate
- Savoir communiquer
- Bonnes capacités rédactionnelles et en orthographe
- Savoir travailler en autonomie et alerter à bon escient
Afficher la suite
Savoir-être (compétences comportementales) :
- Sens des relations humaines
- Capacité à interagir avec de nombreux interlocuteurs de tous niveaux, internes et externes
- Respect de la confidentialité
- Grand sens de l'organisation
- Sens de l'analyse
- Sens critique
- Sens des responsabilités
- Être rigoureux et fiable
- Faire preuve de réactivité