Assistant·e Administrat-If·ive - Mairie de Castanet Tolosan H/F - Fonction publique Territoriale

Dans le cadre de sa réorganisation, la DGA Environnement Aménagement du Territoire et Patrimoine-EATP, vous évoluerez au sein du service Patrimoine bâti. Vous serez rattaché-e à la DGA A Environnement Aménagement du Territoire et Patrimoine.

Suivi administratif et bureautique de la vie du service Patrimoine bâti :
- Préparer et suivre des dossiers administratifs, en collectant, analysant et sélectionnant ses éléments constitutifs et en rédigeant les documents de synthèse en toute autonomie,
- Rédiger des courriers, Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre,
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
- Suivre des demandes administrés et propositions de réponses (Open Demande, Démarche Simplifiée, mails...),
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

Accueil téléphonique et physique au secrétariat du Centre Technique Municipal, gestion et suivi des sollicitations des usagé·e·s :
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails à l'ensemble des services du Centre Technique Municipal,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le chef de service.
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages.

Gestionnaire du logiciel métier Salto, organigramme de clefs et badges
- Gérer et suivre le logiciel
- Contrôler le bon fonctionnement des serrures sur le logiciel
- Gérer les organigrammes de clefs et le suivi des évolutions

Assurer le suivi comptable
- Gérer les bons de commande, les factures

Gérer les bons de travaux sur e-Atal
- Créer et suivre les bons d'intervention,
- Réaliser les rapports d'activité du service
- Pointer les factures, identifier les dysfonctionnements à enregistrer sur e-Atal

Vous faites preuve de polyvalence afin de vous adapter aux missions attendues et au projet en construction,
Vous possédez des capacités relationnelles et aimez travailler en équipe et en transversalité.
Vous êtes à l'aise avec l'outil bureautique et en capacité de vous approprier rapidement les logiciels Salto, Ciril, e-Atal.