Assistant Administratif Bains Pommer - Commune d'Avignon H/F - Fonction publique Territoriale

Le contexte
La Ville d'Avignon emploie plus de 2000 agents en charge de rendre un service public moderne et performant sur le territoire de la commune. Ville Préfecture de Vaucluse comptant plus de 90 000 habitants, située aux confluences du Rhône et de la Durance, elle est reliée grâce à sa gare TGV à Aix-en-Provence (20min), Marseille (35min), Lyon (1h), Paris (2h40). Disposant d'incomparables atouts en matière de cadre de vie et de dynamisme, la cité papale est riche d'une histoire pluriséculaire, et son centre médiéval, qui réunit le Palais des papes, l'ensemble épiscopal et le pont d'Avignon, est classé au patrimoine mondial de l'UNESCO. Terre d'élection du plus grand festival de théâtre du monde, Avignon porte une ambition culturelle unique.

Au sein de la Direction Générale Adjointe « Ville Émancipatrice » et du Pôle Culture, la Direction « Avignon musées » regroupe six établissements patrimoniaux, dont quatre sont labellisés « Musée de France ». Avignon musées coordonne ainsi les activités du musée du Petit Palais, du musée Calvet, du musée Lapidaire, du muséum Requien, du Palais du Roure et des Bains Pommer (ouverture en 2025), et comporte trois services mutualisés : service aux publics, service promotion - développement - régie, service des moyens généraux. Les cinq sites reçoivent 190 000 visiteurs par an et bénéficient d'une programmation visant à diversifier et fidéliser les publics. Chaque lieu dispose de riches collections d'½uvres, d'objets, de spécimens ou de documents, valorisés par l'équipe, constituée de plusieurs conservateurs ou attachés de conservation rattachés à chacun des établissements, mais aussi des services mutualisés.

MISSIONS
Assurer les missions de secrétariat, de réservation, de régie et les communications internes et externes de l'établissement des Bains Pommer.

ACTIVITES PRINCIPALES
Vos missions seront :
? Gérer le planning de réservation des visites, des activités et des salles (scolaires, groupes, individuels...)
? Réceptionner, trier, rédiger, saisir et envoyer les courriers
? Réceptionner et suivre les communications internes et externes
? Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
? Participer à l'exécution budgétaire (avec le gestionnaire de crédits)
? Classer et archiver
? Envoyer en nombre les invitations, les catalogues et les publications
? Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
? Accueillir physiquement les rendez-vous
? Encaisser des droits de billetterie, des recettes de boutique en régie de la ville d'Avignon
? Gérer la comptabilité sur la GED des relevés de recettes périodiques
? Transmettre des relevés de recettes périodiques au référent boutique pour réalisation de statistiques et gestion stocks boutique

COMPETENCES EXIGEES

Savoirs
- Organisation et fonctionnement de la collectivité
- Techniques rédactionnelles
- Outils de planification et de suivi
- Outils bureautiques et informatiques
- Règles et procédures publiques budgétaires, administratives et comptables

Savoir-faire
- Accueillir, renseigner et orienter
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages
- Communiquer, hiérarchiser, diffuser des informations
- Réaliser et mettre en forme des documents
- Rédiger des actes et documents administratifs
- Planifier et organiser des réunions
- Classer et archiver
- Utiliser l'outil bureautique

Savoir-être
- Accueillant
- Capacité de réserve et de discrétion nécessaire à l'exercice professionnel
- Aisance relationnelle
- Diplomate
- Sens du service public
- Organisé, rigoureux, méthodique

RELATIONS FONCTIONNELLES

Internes : Agents d'Avignon musées, Pôle Culture, DGA Ville émancipatrice, ensemble des services municipaux

Externes : Partenaires institutionnels publics et privés d'Avignon musées, services de la DRAC...

CONDITIONS D'EXERCICES

Horaire :
- Du lundi au vendredi Plage variable 07h45-09h00 / Plage fixe 09h00-11h30 / Plage variable 11h30-14h00 / Plage fixe 14h00-16h00 / Plage variable 16h00-18h00

Lieu :
- Bains Pommer, 25 rue du Four de la Terre, 84 000 AVIGNON