Technicien en Gestion Administrative et Financière H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le/la personne recruté.e aura pour mission d'assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et financière du service dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Sous la responsabilité du directeur, il/elle aura pour mission de gérer les ressources humaines, le budget, les affaires financières, les partenariats ainsi que les interlocuteurs internes et externes du service.

Missions et activités principales
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Participer à la gestion administrative, budgétaire et financière (préparation et suivi du budget, commandes et gestion des factures, conventions, réalisation des contrats étudiants/vacataires...)
- Superviser l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Piloter les dispositifs de certification en langues (anglais, français, allemand...)
- Traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure
- Assurer le suivi financier des différents projets de la ML
- Organiser les comités de pilotage et participer au conseil des langues

Missions et activités associées
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques...)
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, établir des statistiques
- Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

Expérience professionnelle exigée
Diplôme / niveau d'étude exigé : Bac +2 - DEUG, BTS, DUT, DEUST

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil des usagers
- Maîtrise des techniques de restitution et de transmission d'informations écrites et orales (précision, clarté, organisation du discours)
- Capacité organisationnelle : hiérarchisation de l'importance des courriels, courriers et appels téléphoniques, gestion de l'urgence
- Capacité d'exploitation des outils et des réseaux de communication (messagerie électronique, boîtes vocales, réseaux sociaux...)

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Savoir-faire opérationnels
- Maîtrise de l'environnement bureautique et maîtriser la mise en oeuvre de logiciels bureautiques courants (Word, Excel) et capacité à s'adapter aux logiciels spécifiques (SIFAC, SIHAM...)
- Maîtrise de l'organisation et le fonctionnement de l'établissement et de son environnement (Université : son fonctionnement, ses composantes et différents services)
- Rédaction de courriels et de documents administratifs simples en français et en anglais
- Rédaction de rapports et des tableaux de bord
- Exploitation de bases de données
- Organisation et animation de réunion

Compétences relationnelles
- Avoir un bon contact relationnel
- Aptitudes à travailler en équipe
- Aptitudes à prendre des initiatives