Coordinateur Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le service de la Maison des Langues recrute un coordinateur administratif, il/elle coordonnera et gérera le Diplôme Universitaire Passerelle accessible aux bénéficiaires de la protection internationale et aux primo-arrivants. Il/Elle assurera le suivi des indicateurs liés au projet Accueil et Insertion des Migrants dans l'Enseignement Supérieur (AIMES/AIMES+). Sous la responsabilité du directeur, et de la gestionnaire administrative et financière, il/elle assurera les missions listées ci-dessous.

Missions et activités principales
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des candidatures des étudiants au DU
- Participer à la gestion administrative et financière du DUP et des projets AIMES/AIMES+ en appliquant les procédures dédiées
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gérer et suivre l'organisation des cours et du matériel pédagogique
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures, examens), de manifestations (réunions, visites, sorties pédagogiques)
- Répondre aux demandes d'informations des autres services

Missions et activités associées
- Participer aux actions de la ML
- Organiser des moments pour faire connaître la Maison des Langues
- Communiquer sur le projet : site web, réseaux sociaux...

Expérience professionnelle exigée
Diplôme / niveau d'étude exigé : Bac +2 - DEUG, BTS, DUT, DEUST

Connaissances théoriques et techniques (Savoirs)
- Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil des usagers
- Maîtrise des techniques de restitution et de transmission d'informations écrites et orales (précision, clarté, organisation du discours)
- Capacité organisationnelle : hiérarchisation de l'importance des courriels, courriers et appels téléphoniques, gestion de l'urgence

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Savoir-faire opérationnels
- Maîtrise de l'environnement bureautique et maîtriser la mise en oeuvre de logiciels bureautiques courants (Word, Excel)
- Maîtrise de l'organisation et le fonctionnement de l'établissement et de son environnement (Université : son fonctionnement, ses composantes et différents services)
- Rédaction de courriels et de documents administratifs simples en français et en anglais
- Rédaction de rapports et des tableaux de bord
- Exploitation de bases de données
- Organisation et animation de réunion

Compétences relationnelles
- Avoir un bon contact relationnel
- Aptitudes à travailler en équipe
- Aptitudes à travailler en coordination et coopération avec les responsables, les enseignants et d'autres services
- Aptitudes à prendre des initiatives