Assistant d'Accueil et Secretariat H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l'Unité de Gestion, l'Assistant(e) d'Accueil et de Secrétariat participe à la gestion administrative et financière de l'unité de gestion et assure l'accueil et l'accompagnement des étudiants tout au long de leur séjour dans la résidence. Il/elle travaille en lien étroit avec le Secrétariat et le Pôle Accueil de de l'Unité de gestion.
I- Assurer l'accueil physique :
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par mail
- Accueillir et faciliter la vie des étudiants (information, orientation, formalités administratives...)
- Gérer les rendez-vous d'accueil
- Apporter une réponse de 1er niveau sur les services du Crous (Logement, Bourse, Restauration, Service Social, Animation...) et de l'Université

II- Contribuer aux conditions matérielles d'accueil de qualité :
- Connaitre et maitriser le parc de logements de l'UG et du Crous
- Assurer les états des lieux d'entrée et de sortie, et faire si besoin des tickets de relevé d'incident
- Accueillir les entreprises et suivre la réalisation des prestations fournies,
- Veiller à la qualité des lieux de vie en se déplaçant sur les résidences

III- GESTION ADMINISTRATIVE :
- Vérification et constitution des dossiers locatifs
- Gestion des arrivées et départs (communication des places disponibles au pôle logement)
- Participation à la campagne de renouvellement sur les résidences
- Gestion des impayés de loyer

IV- GESTION LOCATIVE SUR LOGICIEL HEBERG :
- Saisie des réservations, arrivées, permutations, départs
- Constatation des dégradations

Garantir à la sécurité des personnes et des biens
- Connaitre le fonctionnement du SSI (Système de Sécurité Incendie)
- Maîtriser les gestes liés à la sécurité incendie (évacuation, manipulation des extincteurs...)
- Veille au respect du règlement intérieur
- Gérer les situations d'urgence
- Prévenir les services compétents en cas d'incidents ou d'accidents

Savoirs
- Bureautique (Word, Excel, PPT)
- Internet, Messagerie
- Connaissance des règles d'hébergement (contrat de location), des différents statuts des résidents (étudiants à l'année, passagers, conventionnés, étrangers etc.)
- Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous
- Connaissance des règles budgétaires et comptables
- Anglais, niveau intermédiaire

Savoir-faire
- Travail en équipe
- Capacité d'analyse
Afficher la suite
- Rigueur et sens de l'organisation
- Représenter l'Etablissement face aux interlocuteurs extérieurs
- Capacités rédactionnelles
- Savoir rendre compte de son activité

Savoir-être
- Qualités relationnelles
- Sens de la communication orale et écrite
- Sens des initiatives et des responsabilités
- Goût pour le travail administratif
- Sens de la communication, diplomatie
- Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité
- Sens du service public
- Polyvalence