Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative et Commerciale H/F - Abcyss Formation

PERIMETRE D'ACTION

Raison d'être :
- Développer l'activité formation interentreprises - assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers.

Développement commercial :
- Mettre à jour le planning de formation interentreprise.
- Identifier les prospects et les contacter.

Gestion de l'ensemble de l'aspect administratif et financier des formations :
- Editer, rassembler et transmettre les documents pédagogiques et s'assure de la mise à disposition des outils.
- Envoyer les programmes de formation, les feuilles d'émargement, les questionnaires, les attestations.
- Vérifier la conformité des dossiers.
- Gérer les dossiers jusqu'à l'archivage papier et numérique après clôture des sessions.
- Vérifier et saisir des attestations de présence et les factures.
- Mettre à jour les plannings PME et GESCOF et en page les rapports des EPI.
- Assurer la relation avec les OPCO et suivre les dossiers de prise en charge.

Gestion du standard et de l'accueil ABCYSS FORMATION :
- Accueillir.
- Réceptionner et identifier les appels.
- Analyser la demande, filtrer ou orienter.
- Mettre en relation.
- Traiter les demandes de renseignement.

Gestion des EPI :
- Rédiger les propositions commerciales et les relancer.
- Vérifier l'adéquation entre le Bon de Livraison et le contenu du colis.
- Créer le BDL, procéder à la facturation, à l'envoi et au suivi des colis.

Relation fournisseurs :
- Vérifier l'adéquation entre l'offre et la facture.
- Enregistrer le suivi de factures sous Excel.

Compétences :
- Bonne compréhension et application de la réglementation.
- Capacités rédactionnelles.
- Maîtrise des outils bureautiques et du logiciel GESCOF.
- Transmission d'informations fiables.

Savoir être / qualités :
- Organisation et rigueur.
- Discrétion.
- Réactivité.
- Aisance relationnelle.
- Esprit de synthèse.

Contrat
- Démarrage sur un mi-temps et ensuite en plein temps après trois mois.

Experience : 12 Mois

Compétences : Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.