Assistant du Délégué à la Communication H/F - BNF

L'assistant(e) du directeur de la communication assure
· La coordination et le traitement de l'information
· La relecture des différents documents édités par la direction pour validation : dossiers et communiqués de presse, dépliants, flyers, etc.
· La gestion de l'agenda et des déplacements du directeur
· La préparation et l'organisation des réunions (rassemblement des informations et des documents pour la constitution des dossiers correspondants)
· La gestion des appels téléphoniques
· La gestion du courrier (frappe et mise en forme et suivi) et des courriels, notamment de la boîte mail générique de la direction à la communication
· Le suivi et la coordination des circuits de validation des documents
· Le classement et le suivi des dossiers du directeur
· L'accueil et l'accompagnement des nouveaux arrivants et des stagiaires
· Il / elle est amené(e) à participer aux réunions avec les responsables de secteurs de la direction et à établir les relevés de décisions et comptes rendus
· Assurer la coordination ainsi que le suivi des décisions

Il / elle assure, en étroite collaboration avec le directeur de la communication :
· Le rôle de correspondant informatique et logistique de proximité de la direction
· La gestion du temps et des activités (GTA) de tous les personnels de la direction
· La gestion de GAIA (Gestion, administration des identités et des attributs)
· La gestion des dépenses et recettes de communication (commandes, suivi de facturation, etc.)
· Le suivi, en général de toutes les actions administratives concernant la direction (juridique, financier, ressources humaines...)

Savoirs :
Connaissance de l'anglais appréciée
Orthographe irréprochable
Bonne connaissance de l'établissement et de son fonctionnement
Connaissance de l'anglais appréciée.

Savoirs faire :
Pratique des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, lotus notes)

Savoirs être :
Qualités relationnelles, sens de la communication et du travail en équipe
Discrétion
Sens de l'organisation.
Maîtrise des délais, capacité d'anticipation, réactivité.