Assistant de Direction - Syndicat Intercommunal d'Energies de la Marne H/F - Fonction publique Territoriale

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Directrice du SIEM, l'assistant(e) de direction aura en charge l'accueil téléphonique et physique de la collectivité, l'organisation des agendas de la direction et des responsables de service, le secrétariat ainsi que l'organisation des réunions, commissions ou comités liés à la vie politique du SIEM.

1 Assurer l'accueil téléphonique et physique et le secrétariat de direction
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la collectivité
- Gérer les boîtes mail génériques du SIEM
- Enregistrer le courrier entrant et le distribuer aux services
- Enregistrer le courrier sortant
- Rédiger les courriers, notes ou documents utiles à la Direction ou au Président
- Elaborer des tableaux de bord divers (suivi d'activité ou projets)

2 Assurer la gestion administrative de la direction et du SIEM
- Organiser et planifier les réunions au sein de la direction avec les partenaires, en assurer la prise de notes et les comptes rendus
- Gérer les agendas de la directrice et du directeur adjoint
- Organiser au niveau matériel les formations des agents (réservations hôtels ou trains par exemple)
- Veiller au respect des échéances
- Centraliser la gestion du temps de travail des agents du syndicat : déclarations ou corrections dans l'outil dédié
- Tenir le planning des absences des agents de la collectivité
- Gérer les stocks et passer commandes des consommables (fournitures, denrées alimentaires...)
- Gérer la logistique autour des imprimantes
- Contrôler le prestataire d'entretien des locaux
- Gérer les abonnements divers de la collectivité

3 Organiser les réunions des instances politiques du syndicat
- Organiser les réunions permettant la vie politique du syndicat : commissions techniques, comité et bureau. Transmettre les ordres du jour et prévoir la logistique.
- Organiser les commissions particulières : CCSPL et commission consultative paritaire de l'énergie
- Organiser les élections du comité syndical
- Rédiger les procès-verbaux et les délibérations
- Envoyer les documents au contrôle de légalité
- Publier les actes sur le site internet du SIEM
- Archiver les documents selon les procédures élaborées

Fonctionnement des collectivités et de l'environnement public
Bureautique et outils collaboratifs (Suite Office, suite Adobe, etc.)
Règles d'archivages

Appétence pour la gestion des dossiers administratifs plus ou moins complexes
Capacité à traiter l'information rapidement et à passer d'un sujet à l'autre
Parfaite maîtrise du Pack Office (Word, Excel)
Excellentes capacités rédactionnelles
Organisation et rigueur