Agent Polyvalent - Mairie de Henin-Beaumont H/F - Fonction publique Territoriale

Accueil téléphonique et physique (si collègue absent)
Rédaction de courriers à la demande du responsable
Rédaction des demandes d'interventions et des notes de demande de matériel
Gestion et mise en place des réceptions
Rédaction des conventions et courriers d'attribution de site (particuliers et associations si collègue absent)
Etat des lieux des salles (particuliers et associations si collègue absent)
Rédaction des courriers de refus de salle (si collègue absent)
Collaboration sur différentes grandes manifestations et événements municipaux
Installation et désinstallation des salles lors des manifestations municipales (voeux du Maire, voeux au personnel, etc.)
Délibération à enregistrer sur sloow
Déclaration guso-sacem ou autre
Contrat artistes-devis-consultation des devis
Respecter le guide de la commande publique
Réservation hôtel-restaurant - billet avion ou autre
Note dérogatoire - Note de mandatement - Note mise en concurrence
Pré bon de commande - rédaction et envoie
Planning des élus
Préparation des loges lors des concerts
Préparation et installation des banquets (8 mai, temps de vivre, 11 novembre)
Gestion des buvettes sur les différentes manifestations
Présence sur les manifestations (semaine & week-end sur planning)
Classement et archivage des documents
Régisseur ou régisseur suppléant

Participer à l'organisation des voeux protocolaires et des cérémonies de médailles du travail, de la famille et des retraités
Participer à l'organisation des cérémonies militaires en coopération avec la Préfecture et les Associations patriotiques ainsi que des cérémonies liées à la Fête Nationale
Participer à l'organisation d'événements ponctuels mettant en valeur les actions de la collectivité, lancement de nouveaux services, inauguration des locaux, pierres, signatures de convention, mise en valeur de partenariat etc.
Participer à l'organisation de l'accueil de délégations étrangères ou de visites d'officiels ainsi que de manifestations extérieures à la collectivité ou à l'Hôtel de Ville
Gestion des stocks et des commandes
Mise en place des inaugurations des services différents - verre de l'amitié
Participer à l'organisation d'événements commémorant des dates d'anniversaires ou cérémonies de Légion d'Honneur, organisation d'action de relations publiques

SAVOIR FAIRE :
Rendre compte de son activité
Recevoir des appels téléphoniques
Accueillir des usagers
Bonne élocution
Maîtrise Word/Excel et publipostage
Mettre en forme des courriers, notes et rapports
Rechercher et diffuser des informations
Respecter les délais de transmission de documents
Ecoute et adaptabilité
S'exprimer correctement
Créativité et capacité d'innovation
Réserve et discrétion
Distinguer le caractère urgent des dossiers à gérer
SAVOIR- ETRE
Bonne présentation
Polyvalence
Travail en équipe
Réactivité