Agent Administratif Polyvalent en Charge de l'Accueil du Pôle de Service - Mairie d'Aubenas H/F - Fonction publique Territoriale
- Aubenas - 07
- Fonctionnaire
- Fonction publique Territoriale
Les missions du poste
La commune d'Aubenas porte un relais de service public labellisé France Services par l'Etat. Cet équipement de proximité vient renforcer la présence des services publics en garantissant un socle minimum de services et un accueil identique. Les guichets des espaces Frances Services apportent des réponses adaptées à chaque situation individuelle. Ils délivrent une offre diversifiée de prestations. L'agent sera amené, selon les besoins à travailler dans les services composant le Pôle de Cohésion Sociale ainsi qu'à participer aux événements proposés par la Commune.
Sous l'autorité hiérarchique de la responsable du pôle de service, vous devrez réaliser les missions suivantes :
Missions liées au secrétariat et à l'accueil
* Accueil et orientation du public (physique et téléphonique) et des utilisateurs du lieu,
* Secrétariat : courriers, gestion des mails, gestion du planning de la réservation des salles du Pôle de services, du Foyer des aînés, de la salle danse et de la Maison des associations,
* En lien avec la responsable, établissement et suivi des horaires des agents et réalisation des avantages, et de rédiger les comptes rendus de réunion d'équipe,
* Aide aux administrés à la réalisation de leurs démarches dématérialisées 1er niveau d'information,
? Réalisation du suivi statistique de fréquentation du PDS,
? Récolter les éléments de fréquentation du public dans le bâtiment pour le rapport d'activités,
? Participation à la réalisation du rapport d'activité du Pôle de Services,
? Centralisation et suivi / gestion des conventions d'adhésions annuelles,
Missions liées à l'établissement France Service
* Mettre à jour l'agenda Google de France Services pour les prises de RDV.
* Prise des RDV France Services, téléphoniques et physiques,
* Mise à jour des supports visuels France Services : flyers, fiche contact, fiche téléphonique...
* Réaliser le suivi statistique de fréquentation.
* Participation à la réalisation du COPIL France Services,
* Réalisation de tâches administrative pour la programmation des journées portes ouvertes.
Le profil recherché
Savoirs (connaissances) :
* Maîtrise des logiciels informatiques nécessaires à l'exercice des fonctions (Word, Excel, PowerPoint, Canva...),
* Connaissances de l'environnement des collectivités territoriales,
* Connaissances générales des services administratifs en ligne : ANTS/CAF/MSA/CPAM/CARSAT etc,
* Maîtrise de l'informatique,
* Qualité rédactionnelle.
Savoir être :
* Être à l'écoute des administrés et des associations/institutions utilisant nos locaux,
* Disponibilité,
* Discrétion professionnelle,
* Polyvalence et réactivité,
* Prise d'initiative