Assistante de Direction Auprès des Élus H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein du Secrétariat des élus,
l'assistante de direction assistera les élus du syndicat en matière d'organisation et de gestion d'agenda, d'information, d'accueil, de classement, de préparation et de suivi de dossiers, de réunions

- Organiser les activités professionnelles des élus, membres du Bureau Syndical : agenda, déplacements, etc.

- Constituer les dossiers des élus

- Assurer l'accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer

- Trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées

- Préparer, mettre en forme et diffuser des notes, des comptes rendus, des dossiers, etc.

- Assurer leur suivi dans le processus décisionnel

- Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique

- Gérer et actualiser une base d'information

- Classer et archiver les documents administratifs

- Renseigner des tableaux de suivi des réunions

- Diffuser en interne/externe les documents administratifs

- Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations

- Assurer la gestion et le suivi des frais de déplacement des élus membres du Bureau Syndical

- Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter au Président

Ces missions seront exercées en étroite collaboration avec le secrétariat général.

Connaissances principales attendues sur le poste :

- Maîtrise de l'outil informatique (Outlook, Word, Excel) et téléphonie
- Qualité rédactionnelle
- Connaissance de l'organisation administrative

Compétences principales attendues sur le poste :

- Organisation, réactivité, polyvalence
- Priorisation des tâches, esprit de synthèse
- Anticipation
- Capacité à alerter en cas de besoin - savoir rendre compte
- Rigueur et adaptabilité
- Capacité à gérer son stress et des pics d'activité
- Compétences relationnelles attendues sur le poste :

- Disponibilité, diplomatie, écoute
- Discrétion, confidentialité
- Capacité à travailler en équipe
- Garantir l'image de la collectivité