Secrétaire de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Emploi ouvert aux agents titulaires uniquement

Catégorie : C Corps : Adjoint technique (P2C)

Mission :

La Direction du Patrimoine Immobilier (environ 50 personnes) est composée de deux départements opérationnels, le département maintenance (DM) et le département grands projets (DGP), et d'un pôle administratif comprenant le département des contrats immobiliers.
Au sein du pôle administratif, vous assurerez des missions variées de secrétariat, d'accueil, d'assistance technique et logistique, et d'appui dans la gestion des contrats immobiliers.

Activités principales : secrétariat et assistance
- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier
- Achats pour le fonctionnement de la Direction
- Gestion des absences, congés et déplacements
- Organisation des événements : commande de repas et traiteurs, visioconférences, séminaires
- Assistance logistique : gestion des parcs auto/vélo, procédure nouveaux arrivants
- Assistance administrative (courriers, notes internes)
- Saisies de données d'activités
- Effectuer un reporting régulier
- Echanger régulièrement avec l'équipe sur les situations et les dossiers traités
- Classement et archivage

Activités associées : appui aux contrats immobilier
- Gérer les courriers et les avenants aux marchés publics, les sous-traitances, décisions de réception de travaux, ordres de service.
- Saisir dans les outils de suivi internes (tableaux de bord)
- Aider à la publication des données essentielles et au recensement économique des marchés
- Lors des absences de la technicienne en charge de l'assistance contrats immobiliers : saisir dans les outils informatiques (logiciel financier SIFAC, plateforme de dématérialisation Place, système d'archivage GED, i -parapheur, espace numérique de travail)

Contact pour renseignements sur le poste :
Pauline Farcis-Morgat, directrice DPI, Tél : **.**.**.**.**, Mail : ****@****.**

Connaissances sur l'environnement professionnel :
- Organisation générale d'un secrétariat de direction

Savoir-faire opérationnels :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, internet)
- Capacité d'expression orale et écrite
- Capacité d'adaptation à différents interlocuteurs et services internes / externes
- Capacité à prioriser les dossiers et à anticiper les tâches
- Capacité à élaborer des procédures

Savoir-faire comportementaux :
- Dynamisme, motivation, réactivité
- Goût pour la polyvalence des missions et des tâches
- Grande rigueur dans les missions accomplies
- Capacité à intégrer une équipe, à s'inscrire dans l'environnement de l'Université
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Autonomie d'action