Encadrant pour les Secretariats Medicaux H/F - Fonction publique Hospitalière

Missions du poste

Le cadre médico-administratif planifie, organise et pilote les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. Il participe à l'optimisation du parcours patients.

Ses missions :
- Mise en oeuvre de la politique d'établissement et harmonisation des pratiques professionnelles;
- Recrutement et mise à jour des fiches de poste et de missions;
- Encadrement de proximité d'équipes, gestion et développement des compétences des personnels et des stagiaires, évaluation et définition des objectifs annuels;
- Formation des agents : formaliser des axes de développement des compétences en fonction des besoins personnel du professionnel, des besoins de service et institutionnel ;
- Participation à la prévention et à la gestion des risques;
- Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements ;
- Recenser les besoins et adapter les ressources en cohérence avec l'activité, anticiper, prioriser ;
- Gestion des moyens matériels;
- Analyse des organisations avec formalisation et optimisation des processus, contrôle et reporting à la coordinatrice des secrétariats médicaux ;
- Participation et conseil aux décideurs concernant les projets de service, développement d'activité, priorisation des services dans le déploiement des outils métiers... ;
- Contrôle et suivi de la qualité des activités, des indicateurs d'activité et de performance;
- Pilotage de projets dans son domaine d'activité.

Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'un établissement public de santé ;
- Connaissance de la réglementation relative au dossier du patient (médical, informatisé, partagé), connaissances des risques et vigilances ;
- Utilisation des outils bureautiques et des logiciels RH, connaissance des logiciels métiers ;
- Formation à la conduite de projet, conduite de changement et gestion des conflits ;
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- Aptitude à la communication et à la rédaction d'écrits professionnels ;
- Aptitude au management.

Savoirs faire :
- Piloter, communiquer, motiver une ou plusieurs équipes ;
- Argumenter, convaincre un ou plusieurs interlocuteurs, dans son domaine de compétence ;
- Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions dans un environnement donné ;
- Evaluer, planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation ;
- Concevoir, piloter et évaluer un projet relevant de son domaine de compétence ;
- Mettre en oeuvre des politiques institutionnelles, accompagner à la conduite de changement;
- Analyser et optimiser des processus ;
- Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives/individuelles ;
- Traduire les orientations, plans d'actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes (définir et optimiser les ressources).

Savoir être :
- Esprit d'équipe;
- Rigueur;
- Ouverture d'esprit, affirmation et maîtrise de soi, adaptabilité;
- Capacité organisationnelle ;
- Capacité relationnelle, diplomatie, aptitude au dialogue.

Nature et niveau de formation :
- Statut : catégorie B, grade adjoint des cadres hospitaliers ou assistant médico-administratif
- Formation en Gestion / Management / Gestion des Ressources Humaines
- Niveau 6 du RNCP (40L30)