Assistant ou une Assistante 57-25 - Conseil Régional d'Ile de France H/F - Fonction publique Territoriale

Le CESER est la deuxième assemblée régionale, il regroupe 190 représentants de la société civile désignés par le préfet de Région pour un mandat de 6 ans.

Le CESER est saisi régulièrement par le Conseil régional pour formuler un certain nombre d'«avis» sur ses principaux schémas d'orientation. Véritable laboratoire d'idées, il offre une voix et un visage à la société civile d'Île-de-France et alimente également le Conseil régional de ses propres réflexions prospectives et de ses propositions.

Sous l'autorité du secrétaire général, l'assistant ou l'assistante doit faire preuve de polyvalence afin d'assurer la suppléance sur l'ensemble des missions administrative et de gestion de l'équipe du secrétariat général du Ceser

MISSION 1 : Participer à l'organisation et suivi de l'activité des conseillers

- Préparer, mettre à jour et transmettre les mailing List des commissions aux chargé.es de mission en coordination avec les autres membres de l'équipe du secrétariat général
- Réserver les salles des commissions et demander l'appui d'un technicien informatique afin de s'assurer, avant et pendant la commission si nécessaire, des bonnes conditions techniques de la visioconférence
- Participer à l'alimentation des tableaux d'assiduité des conseillers aux différentes instances du Ceser
- Contribuer au suivi des inscriptions aux formations

MISSION 2 : Contribuer à la gestion du calendrier des instances
- Alimenter et mettre à jour le calendrier partagé (Assemblée plénière, Bureau, réunions des vice-présidents du Ceser, réunion des présidents, commissions etc.) en coordination avec les autres membres de l'équipe du secrétariat général
- Lier les ordres du jours, les convocations et autres documents des différentes instances aux dates retenues en coordination avec les autres membres de l'équipe du secrétariat général
- Archiver tous les documents dans les dossiers partagés avec l'ensemble de l'équipe

MISSION 3 : Prendre part à l'organisation logistique des déplacements des commissions en binôme avec le ou la chargée de mission

- Créer un dossier numérique du déplacement.
- Suivre les inscriptions et préparation d'une feuille de présence.
- Relancer les conseillers.
- Être l'interlocuteur de l'organisme accueillant sur les aspects logistiques du déplacement (transmission de la liste des participants, réservation de parking sur site, détermination d'un point de rencontre, etc.).
- S'assurer de la disponibilité des supports nécessaires (chevalets, feuille de présence, trombinoscope, rapports etc.).
- Transmettre aux conseillers les informations nécessaires à leur déplacement.
- Assurer un reporting régulier au chargé de mission.

· Excellente maîtrise du Pack Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, SharePoint).
· Capacité de reporting, d'organisation et d'anticipation.
· Écoute des interlocuteurs, expression claire, courtoisie face à tout type d'interlocuteurs.
· Aime travailler en équipe, souple, adaptable, a le sens du collectif
Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel de la Région.
· Qualités rédactionnelles, aisance à l'oral.