Assistant - Assistante Administration des Ventes Export H/F - Truffus

Notre société commercialise auprès de professionnels de la transformation alimentaire une gamme de produits premiums, en France et à l'international. Elle possède plusieurs marques fortes, reconnues par les professionnels et travaille aussi des produits à façon.
L'assistante ADV assiste le Directeur Commercial France/Export en matière d'administration commerciale, sur toutes les phases de la démarche commerciale.

Missions :
1. Contribution à la prospection :
o Constitution et mise à jour des fichiers de prospection.
o Aide à la prospection par courriels (envoi de mailings) sur cibles identifiées ou clients existants,
o Éditer et diffuser les devis et les factures proforma.

2. Gestion des commandes :
o Traiter les commandes clients (éditer les documents réglementaires nécessaires en particulier pour les commandes Export/douanes, FDA), saisie des bons de commandes et bons de livraisons, dans le respect des procédures internes,
o Mettre en oeuvre la prestation logistique spécifique (édition des bons de transports),
o Assurer le suivi des livraisons et la circulation des bonnes informations auprès des clients,

3. Facturation clients :
o Edition des factures clients,
o En collaboration avec la comptable qui saisit les règlements, réaliser la relance clients.

4. Support à l'équipe commerciale :
o Mettre à jours les documents de vente, tarifs, catalogues, etc.
° Editer les statistiques clients / produits,

6. Gestion des bases de données :
o Mettre à jour et maintenir la base de données clients et les différents supports Excel à disposition.

Réception des apples entrants et accueil des visiteurs éventuels (établissement interdit au public).

Le profil :
Une personne rigoureuse, attentive, curieuse, capable de travailler dans un contexte saisonnier, agile, dotée d'un bon sens relationnel, aimant le travail en équipe.

L'anglais doit être parfaitement maîtrisé à l'oral comme à l'écrit.

La Responsable ADV travaillera sur EBP et manipulera les outils CRM de l'entreprise.
Enfin, la bonne maîtrise d'Excel serait un plus.

Horaires et statut :
Statut Agent de maîtrise

35 h par semaine - du lundi au vendredi, de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h.
L'activité étant saisonnière et concentrée sur les fêtes de fin d'année, les congés ne sont pas possible entre le 1er novembre et le 15 février.

Pas de télétravail.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Logiciel de gestion clients, Logistique internationale, Techniques d'import/export, Assurer un accueil téléphonique, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Établir un devis, Vérifier les conditions de réalisation d'une commande, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un service après-vente, Développer et fidéliser la relation client, Mettre à jour un dossier, une base de données, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Autre transformation et conservation de légumes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.