Assistant - Assistante de Direction H/F - Aidalavie

AIDALAVIE Service Autonomie à Domicile depuis 2014 est une entreprise française qui répond aux besoins de prestations de services pour les bénéficiaires en situation de dépendance.

Nous sommes spécialisés dans l'accompagnement de personnes âgées et personnes en situation de handicap.

Dans le cadre d'une création de poste, nous recherchons pour notre agence de Harnes, un(e) assistant(e) de direction administratif (F/H).

Sous la responsabilité du gérant et de la directrice d'agence, vous prenez en charge notamment :

o création des outils de suivi

o Suivi administratif (factures, avoirs, relance impayés .) + mise à jour de notre logiciel métier

o Suivi des contrats de professionnalisation (faire le lien avec notre partenaire organisme de formation)

o Administratif RH (congé, visite médicale, note de frais.) en lien avec la directrice / gérant

o Administratif agence divers : commande des consommables, suivi des fournisseurs, traitement du courrier

o Accueil téléphonique + physique

Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques, vous maitrisez notamment le Pack Office (Word, Excel, Teams)

De formation Bac +2 minimum, avec 5 ans d'expérience dans un poste similaire, vous êtes réactif, organisé et êtes reconnu pour vos qualités relationnelles.

Rejoignez une équipe pluri disciplinaires à taille humaine.

Poste en CDI - 35h

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Horaires :

Travail en journée : 9h-12h 14h-18h

Question(s) de présélection :

Quelles sont vos prétentions salariales (brutes annuelles) ?
Expérience :

Lieu du poste : En présentiel

Date limite de candidature : 30/04/2025
Date de début prévue : dès que possible

Experience : 24 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Définir une stratégie de communication, Mettre à jour un dossier, une base de données, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Réaliser une veille documentaire, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Cadre

Secteur d'activité : Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles :
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.