Technicien·ne en Gestion Administrative et Assistance à la Formation Professionnelle H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales

Gestion des documents administratifs
- Élaboration, transmission et collecte de devis, contrats ou conventions de formation en lien avec les employeurs, financeurs, stagiaires de la formation professionnelle
- Préparation, suivi et enregistrement sur tous supports de l'émargement ou des autres éléments de participation aux formations des stagiaires, apprentis et enseignants
- Enregistrement de l'ensemble des documents relatifs au déroulement des formations professionnelles
- Classement et archivage des documents

Gestion des informations
- Enregistrement et mise à jour des données relatives aux contrats, aux conventions de formation, aux stagiaires, apprentis, aux employeurs et aux financeurs dans les différents systèmes d'information ou outils bureautiques

Préparation à la facturation
- Collecte, consolidation, calcul et formalisation des éléments nécessaires à la facturation.

Activités connexes
- Toutes autres activités relevant du périmètre de la DFTLV en particulier lorsque ces activités participent d'une mission transversale d'évolution ou d'amélioration des méthodes ou outils de travail

Compétences attendues
- Connaissance de la mise en oeuvre de la Formation Tout au Long de la Vie universitaire (formation professionnelle continue, reprise d'études financée et non financée)
- Connaissance des réglementations, circuits et plateformes destinés aux candidats internationaux qui souhaitent étudier en France
- Aisance écrite et orale de la langue anglaise
- Maîtrise des dispositifs de financement de la formation professionnelle (France Travail; Transition Pro; CPF...)
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- Maîtrise des techniques administratives et contractuelles générales
- Aisance dans l'utilisation des outils informatiques, bureautiques et des applications internet
- Savoir appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes réglementaires et les procédures
- Capacité à intégrer rapidement de nouvelles contraintes réglementaires ou procédures et à les mettre en oeuvre
- Aisance rédactionnelle

Compétences souhaitées ou à développer
- Connaissance de l'outil informatique FCA MANAGER de l'AMUE
- Connaissance de l'outil informatique Hyper-planning d'Index Education
- Connaissance du référentiel de certification qualité QUALIOPI

Aptitudes et qualités personnelles
- Fortes aptitudes relationnelles
- Adaptabilité, autonomie et polyvalence
- Sens du service public
- Rigueur, fiabilité, confidentialité
- Sens de l'organisation et du travail en équipe
- Efficacité, dynamisme, réactivité
- Capacité à contribuer au service en période de forte activité

Formation et expérience
- Formation supérieure et expérience opérationnelle confirmée dans le domaine de la gestion administrative et de l'assistance en formation professionnelle de préférence en relation avec des apprenants internationaux