Assistant de Direction - Mairie de Argenteuil H/F - Fonction publique Territoriale

Assurer les missions d'aides permanentes à la direction en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi
de dossiers. Lors de surcharges ponctuelles de missions de l'équipe.

. Assurer le lien avec la direction
- Gestion de l'agenda de la direction
- Gestion de la boîte mail de la direction (validation, avis, urgences, etc en son absence...)
- Accueil téléphonique et physique, information et orientation des personnes et des services qui sont en lien avec la DEEFI
- Gestion des réponses aux courriers relatifs aux implantations économiques (CEEVO, départements...) ou à l'emploi
- Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports officiels, notes...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
- Prise de contact, saisie et mise à jour des bases de données utilisées - logiciel AGDE- (mise à jour des interlocuteurs, mails, fiches des partenaires et entreprises)
- Constitution et préparation de dossiers de la Direction
- Réalisation de mailings
- Assurer la gestion des demandes de réservation des salles de réunion, véhicules...
- Organisation en lien avec la logistique et les assistantes de direction des services de la collectivité
- Assurer la mise à jour du rétro planning de la direction
- Classer et archiver les documents et informations sur le serveur
- Assurer la gestion du véhicule de la direction et des autres équipements nécessaires au bon fonctionnement de la cellule (Foot print, réservation matériel informatique pour
les ateliers...)
- Assurer la gestion et le suivi des manifestations internes et externes organisées les
différentes unités de la direction (volet évènementiel)
- Suivi de l'actualité et veille économique/emploi
- Organisation et suivi du calendrier de la programmation de la direction
- Gestion des congés de l'équipe
- Commande de fournitures
- Saisie sur Air délib
- Suivi du dossier Politique de la ville

. Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
· Connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'une collectivité et d'un EPCI
· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
· Bonnes capacités rédactionnelles
· Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
· Tableaux de bord et outils de planification et suivi
· Annuaire des partenaires/Contacts divers
· Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu
· Maîtrise d'internet, de l'intranet et autres outils réseaux sociaux
. Excellente expression orale et rédactionnelle
· Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...)
· Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique, réseau sociaux...)
· Analyse et gestion des demandes d'informations
· Capacité d'organisation et polyvalence
· Aptitude à travailler en équipe
· Renseigner les partenaires/entreprises/services collectivités et relayer si nécessaire vers les interlocuteurs compétents
· Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
· Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
. Discrétion et sens de la confidentialité
. Bon relationnel, bonne présentation,
. Loyauté, engagement
. Forte capacité d'organisation, rigueur et méthode
. Bonne capacité d'adaptation aux relations difficiles (notamment avec les entreprises...)