Assistant Administratif ou Assistante Administrative du Pôle Bâtiments - Mairie de Roanne H/F - Fonction publique Territoriale

Assistant administratif ou Assistante administrative du Pôle Bâtiments

Catégorie C- Cadre d'emploi des adjoints administratifs

Recrutement par voie statutaire, intégration directe sans concours ou à défaut, par voie contractuelle
(Article L332-8 2° du Code Général de la Fonction Publique)

Forte de son histoire millénaire, la ville de Roanne est aujourd'hui une ville à taille humaine avec près de 35 000 habitants. Dotée d'un dynamisme et d'une qualité de vie incomparable, Roanne sait accueillir tous ceux qui décident de s'y installer. Chaque jour, élus et agents s'engagent en faveur du bien-être de tous les Roannais.

REJOIGNEZ-NOUS !

Placé sous la responsabilité de la Directrice du Pôle Bâtiments, l'agent sera chargé des missions suivantes :

VOS MISSIONS

1/ Accueil
* Accueil physique et téléphonique
* Réception des colis et gestion des clés aux entreprises extérieures

2/ Gestion administrative et financière
* Gestion des mails du pôle bâtiments
* Préparation et suivi du budget en fonctionnement et investissement, en lien avec la hiérarchie
* Réalisation des bons de commande
* Vérification et paiement des factures
* Création, saisie et suivi des tableaux de bord du service
* Affectation des demandes d'intervention ou dépannage dans le logiciel Astech, suivi, traitement et valorisation des interventions et dépenses,
* Suivi administratif et financier des dépannages réalisés par les entreprises
* Préparation des éléments pour les dépôts de plainte
* Suivi et facturation des sinistres

3/ Assistance à l'organisation
* Référent RH pour les agents du Pôle Bâtiments
* Suivi des congés et heures supplémentaires des agents
* Réalisation du planning d'astreintes bâtiments
* Préparation des variables de paie (heures de nuit ou HS) pour les agents
* Etablissement des déclarations d'accidents du travail avec les agents

Les indispensables
* Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
* Notion de base en Marchés publics
* Notion sur les dépannages et travaux réalisés en maintenance

Connaissances et compétences
* Qualités rédactionnelles
* Maîtrise ou facilité d'adaptation aux logiciels métiers (CIRIL / AS TECH)
* Comptabilité publique
* Techniques de classement et d'archivage papier et numérique
* Affectation d'une demande de dépannage à un atelier en fonction de la demande
* Classement des dossiers et des documents numériques et papiers
* Appréhension du caractère d'urgence des informations à transmettre
* Vérification de la conformité des procédures administratives
* Gestion des agendas de l'équipe et des prises de rendez-vous en fonction des priorités et échéances

Qualités
* Gestion des urgences
* Sens de l'accueil et excellent relationnel
* Sens de l'initiative
* Force de proposition
* Autonomie et rigueur
* Facilité d'adaptation

BON À SAVOIR

Poste à pourvoir dès que possible

Horaires
* 38 heures hebdomadaires
* Horaires : 7h30 -15h45 du lundi au jeudi / 7h30-12h30 le vendredi

Rémunération : Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire + Prime de fin d'année

Avantages
* Travail sur 4,5 jours
* Formations pour renforcer vos compétences
* Horaires ouvrant droits à des RTT
* Carte Ticket Restaurant
* Participations à la mutuelle santé sur contrat labellisé et à la mutuelle prévoyance
* Participation aux frais de garde d'enfants
* CNAS (Comité National d'Action Sociale)
* Adhésion possible à l'amicale du personnel

Lieu d'exercice : Centre Technique Municipal
Impasse de la Marne
42300 ROANNE