Assistant Administratif H/F - EPITECH Industrie & Ingénierie

Directement rattaché(e) au Responsable du service vous interviendrez en qualité de "Assistant Administratif Urbanisme" H/F

Les missions :

Suivi des projets en cours :
- Mise à jour des informations projets (statuts, échéances, pièces manquantes, etc.)
- Relance des parties prenantes internes et externes (collectivités, prestataires, etc.)
- Archivage et classement des documents liés aux projets

Traitement des déclarations préalables :
- Constitution des dossiers réglementaires pour la déclaration préalable de travaux
- Vérification de la conformité des pièces justificatives
- Envoi des demandes aux autorités compétentes (mairies, services d'urbanisme, etc.)
- Suivi des délais d'instruction et des retours

Gestion de la base de données du Pôle Urbanisme :
- Mise à jour régulière des données projets
- Intégration des nouveaux dossiers
- Veille à la cohérence et à la fiabilité des informations

Numérisation et gestion des flux documentaires :
- Dématérialisation des courriers et documents administratifs
- Organisation logique et claire des dossiers sur les serveurs partagés
- Garantir l'accessibilité rapide aux documents pour les équipes projet

Reporting :
- Mise en place et actualisation de tableaux de bord
- Suivi des indicateurs clés (nombre de dossiers traités, délais d'instruction, etc.)
- Préparation de bilans périodiques à destination de la Cheffe de projet et de la direction

Profil recherché :

Savoir-faire :
- Gérer des bases de données
- Suivi de l'instruction des demandes d'autorisations administratives
- Rédaction de courriers

Savoir-être :
- Réactivité
- Rigueur
- Bon relationnel
- Communication

Compétences informatique :
- Excel (TCD, recherche V), SAP