Gestionnaire RH - Ref 112 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

MISSION 1 : Gestion administrative et paie des agents non titulaires : domaine de l'enseignement et de la recherche - Doctorants contractuels

2 types de personnels :
agents contractuels doctorants : 200 agents entrants + gestion courante de 2 cohortes
agents contractuels en charge d'enseignement : environ 300 dossiers (avenant au contrat doctoral + CDD enseignement)

Activité 1.1- Mise à jour de la base de données des personnels de l'université : saisir sur le SIRH SIHAM les différents recrutements en respectant les clauses du contrat d'engagement (statut de l'agent contractuel, quotité, rémunération, montant de la rémunération, affectation, clause spécifique au type de contrat) + avenant annuels d'enseignement

Activité 1.2 - mettre en paiement les contrats d'engagement, l'avenant au contrat et le contrat d'enseignement : saisir les mouvements de paye correspondant au type de rémunération de l'agent, qui peut être différente selon le type de contrat.
- Vérifier l'exactitude du dossier financier de l'agent en Préliquidation : Contrôle de la Paye sur chaîne d'Acompte et chaîne de Paye mensuelle : vérification de la conformité des mouvements de paye présents sur le fichier de paye avec le justificatif comptable (pièce comptable).
- Transmettre les contrats et pièces justificatives nécessaires (pièces comptables) à l'agence comptable via le logiciel de dématérialisation ABBYY
- Assurer un suivi de la bonne avancée des recrutements en lien avec le Service Scolarité 3ème cycle, Ecoles Doctorales, DREv.
- Contrôle des retours Paye après intégration par le SLR (Service Liaisons et Rémunérations

Activité 1.3 - Gestion des actes courants :
- Traiter divers congés (maternité, maladie,...)
- Traiter les demandes individuelles des agents pouvant intervenir sur le contrat
d'engagement en cours (demande congés divers, remboursement éventuel (Transport, Prise en charge Mutuelle..., prolongation du contrat d'engagement, démission...)
- Faire le suivi des autorisations de travail pour les agents de nationalité étrangère en lien avec le service d'accueil des chercheurs étrangers positionné sur l'université.
- Traiter les déclarations de cumul d'emploi et suivre des demandes sur l'année universitaire pour chaque agent concerné.
- Envoyer les bulletins de salaire aux agents ayant un n° insee provisoire (pas d'accès à l'ENSAP)

MISSION 2 : Assurer l'accueil téléphonique et physique en répondant à la demande formulée
Activité 2.1 - répondre à la demande d'un service ou d'un laboratoire sur les modalités de recrutement d'un doctorant contractuel
Activité 2.2 - répondre aux agents sur toute question relative à la gestion de son contrat d'engagement.

La réalisation de toutes autres activités ponctuelles, en fonction des besoins du service et à la demande de la hiérarchie peut être demandée à l'agent dans le cadre de ses compétences

Connaissances :
- Connaître l'environnement universitaire
- Avoir des connaissances sur les modalités d'obtention d'un doctorat
- Impératif : Anglais courant +++ lu, écrit, parlé indispensable sur le poste.

Savoir faire technique :
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique courants : traitement de texte (respect de la charte graphique), tableur, Excel, courrier électronique, navigation internet, procédure de publipostage
- Connaissances sur le domaine de paie.

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Savoirs comportementaux :
- Savoir écouter
- Savoir répondre à une demande
- Savoir communiquer (bonne expression écrite et orale exigée)
- Savoir rendre compte
- Être rigoureux(se) et organisé(e)

Diplômes requis : pas de niveau de diplôme requis

Expérience souhaitée : expérience secrétariat / gestion / RH souhaitée