Assistant Administratif - Direction Générale - H/F - INSERM

Mission principale

Au sein du cabinet de la présidence, vous assurez le secrétariat et exécutez des actes de gestion et/ou des actes administratifs courants sous la responsabilité de la cheffe de cabinet.

Activités Principales
- - Aider à la gestion de l'agenda du Président- Directeur Général (Organiser des rendez-vous ou des réunions)
- - Aider à la constitution des dossiers du Président- Directeur Général
- - Assurer l'interface avec les départements de l'INSERM et les partenaires extérieurs
- - Suivre et mettre à jour des tableaux de suivi d'activités du cabinet
- - Organiser et gérer les déplacements du Président-Directeur Général : réservation des transports et des hôtels, traitement des états de frais...
- - Assurer l'accueil téléphonique : renseigner ou orienter, le cas échéant, les appels vers les personnes compétentes
- - Rédaction de courriers et notes
- - Saisir, traiter et suivre le courrier arrivé et le diffuser aux services concernés
- - Effectuer des travaux de copie, de classement et d'archivage
- - Gérer les différents stocks de fournitures (bureaux, café, eau...)
- - Suppléer les agents de l'équipe administrative du cabinet

Connaissances
- - Connaître les techniques de secrétariat
- - Procédures administratives et circuits internes

Savoir-faire
- - Maîtriser les techniques de secrétariat
- - Savoir travailler en équipe
- - Maîtriser les logiciels Word et Excel, messagerie interne et internet

Afficher la suite
- - Maîtriser l'anglais à l'oral et à l'écrit serait un plus
- - Qualités rédactionnelles, maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et de la grammaire
- - Savoir prioriser, gérer l'urgence

Aptitudes
- - Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe
- - Expression écrite et orale soignée
- - Disponibilité, réactivité et polyvalence
- - Capacités d'adaptation
- - Sens de l'organisation et de la rigueur administrative

Expérience(s) souhaité(s)
- - Expérience similaire appréciée
- - Profil junior accepté

Niveau de diplôme et formation(s)
- - BTS Assistante de direction/de manager apprécié ou équivalent

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