Responsable de la Gestion de la Coordination des Moyens Pédagogiques et des Vacations H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

La Direction de l'Enseignement (DE) dispose d'une équipe d'assistants logistique-pédagogique chargée d'assurer tout au long de l'année, sur les deux bâtiments de l'École, la mise à disposition de ressources et moyens matériels pour les enseignants et élèves fréquentant l'établissement.

Rattaché(e) hiérarchiquement et fonctionnellement à la Directrice adjointe à l'Enseignement en charge de la Scolarité et des Moyens vos missions principales sont les suivantes :

Gestion et coordination des moyens pédagogiques :
- Pilotage de l'attribution des salles :
- Élaboration du planning d'occupation des salles de cours et amphithéâtres, en cohérence avec les emplois du temps et en lien avec les services concernés.
- Optimisation de l'utilisation des salles pour maximiser leur efficience et répondre aux besoins des différentes formations et événements.
- Suivi des travaux et maintenance des salles de cours et amphithéâtres en lien avec les services techniques.
- Gestion des équipements pédagogiques et audiovisuels :
- Supervision de la mise à disposition et de l'entretien du matériel pédagogique.
- Suivi de la maintenance et gestion des prestataires pour le matériel pédagogique.
- Gestion des supports de cours :

- Mise à disposition des supports pédagogiques.
- Supervision de la déclaration annuelle des photocopies sur le site officiel concerné.
- Renfort à l'organisation des soutenances des Projets de Fin d'Etude.

Encadrement et pilotage de l'équipe d'assistants logistiques et pédagogiques :
- Animation de réunions d'équipe et suivi des activités.
- Élaboration et suivi du planning d'intervention.
- Accompagnement et montée en compétences des collaborateurs.

Suivi des rémunérations des enseignants vacataires et responsables de module :
- Coordination du processus de rémunération des vacataires :
- Vérification et validation des services réalisés en lien avec les responsables académiques.
- Suivi et mise à jour des documents et indicateurs liés au paiement
- Gestion des délais de paiement et suivi des statuts administratifs.
- Interface avec les enseignants et les services administratifs :
- Vérification des pièces administratives en lien avec le service RH
- Accompagnement des vacataires pour les démarches administratives (enregistrement, rattachement aux modules, réclamations).
- Collaboration avec la gestion financière et les ressources humaines pour assurer la fluidité des paiements.

Participation aux réunions et projets transversaux :
- Représentation du service dans les réunions liées à l'organisation des moyens pédagogiques et aux travaux dans les espaces d'enseignement.
- Contribution aux réflexions sur l'optimisation des espaces pédagogiques et l'évolution des services.

Poste de catégorie B. Fonctionnaire ou contractuel (CDI) et possibilité d'accueil en détachement. Poste à temps plein.

Formation et expérience :

Formation niveau Bac avec expérience en assistanat ou secrétariat de direction.
Expérience indispensable dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche.
Expérience en gestion administrative et/ou en gestion des salles et des moyens pédagogiques appréciée.

Compétences requises :
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Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), des outils internet (messagerie), et d'un logiciel de gestion de la scolarité (idéalement GEDE).
Compétences en gestion d'équipe.
Capacité d'organisation et gestion des priorités.
Aisance relationnelle et goût du contact.
Disponibilité (contrainte journalière et périodes de vacances scolaires).
Possibilité après expérience de télétravailler un jour par semaine.

Ce poste est accessible aux personnes handicapées.