Assistant de Formation H/F - Greta Lorraine Centre

MISSIONS
Réaliser toutes les tâches administratives qui lui sont confiées
Assurer la gestion administrative des apprentis et des formateurs

ACTIVITES PRINCIPALES

- Contribuer à l'accueil
Accueil, orientation et apport des premières informations à l'interlocuteur

- Contribuer à l'organisation des réunions
Rédiger et envoyer les convocations
Organisation matérielle (réservation de salle)
Elaborer et diffuser les comptes-rendus

- Contribuer au fonctionnement administratif
Réceptionner, traiter et envoyer le courrier (papier et électronique)
Réaliser et transmettre les différentes enquêtes
Veiller à la transmission des documents de communication d'information
Etablir et transmettre les conventions de stages des SFP et suivi
Inscrire les apprentis à l'examen
Réceptionner les feuilles heures de cours des vacataires et comptabiliser les heures à la fin de chaque mois pour remonter au service paie du GRETA

- Assurer l'inscription des apprentis
Gestion prospect - mise en relation avec employeurs
Vérification, suivi et saisie des contrats d'apprentissage
Gérer les ruptures de contrat - transmission informations aux OPCO et service gestion du GRETA
Inscription des apprentis aux examens

- Contribuer à la gestion de base et de données et de tableaux de bord
Constituer et gérer la base YPAREO de données apprentis, employeurs, listes et feuilles émargement
Suivre les effectifs
Suivi des aides à destination des apprentis : demi-pension, aide au financement du permis B avec l'ASP.

- Contribuer à la promotion du CFA
Mettre à jour les différents supports de communication : site internet, plaquettes, diaporamas
Gestion des portails web Netypareo (apprentis, formateurs, entreprises)
Contribuer à la mise en place de la mobilité internationale

COMPETENCES PRINCIPALES
Autonomie - réactivité
Maîtrise des logiciels de bureautique et d'informatique
Connaître la structure du GRETA-CFA, l'environnement institutionnel et la réglementation de l'apprentissage
Maîtriser les outils de bureautique et d'informatique de gestion spécialisée (YMAG - Yparéo)
Connaître la structure et le fonctionnement des OPCO, l'environnement et les compétences des OPCO dans le domaine de l'apprentissage

ENVIRONNEMENT ET FORMATION
Quotité de travail : 100%
Lieu d'exercice : UFA Georges de la Tour - NANCY
Statut contractuel agent de la fonction publique

Experience : 12 Mois

Compétences : Législation sociale, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.