Assistant Administratif - Cabinet du Président H/F - Conseil Départemental de la Vendée

Vous assurez le secrétariat de la chargée de mission Economie et de la Responsable de la communication des élus. A ce titre, vous avez en charge les missions suivantes :

1. Assistance au quotidien

· Assurer l'accueil téléphonique et physique : réception, traitement et diffusion d'informations/messages

· Gérer les agendas

· Organiser les rendez-vous ou réunions (visites d'entreprises, rdvs de travail, point presse), notamment le choix de la date

· Participer à la logistique de l'organisation d'événements (de type conférence ou ateliers de travail etc.) ou de point presse

· Participer à la constitution des dossiers relatifs aux déplacements du Président, ou des conseillers départementaux, en représentation du Président

· Rédiger des courriers

· Participer à la visibilité de la communication des élus sur les réseaux sociaux

· Mettre en place et suivre les statistiques des réseaux sociaux

· Faire le lien avec les services pour la préparation des sessions et des commissions permanentes

· Réaliser une veille économique et participer à la rédaction d'une newsletter

2. Appui à la gestion de l'espace Vendée Parnasse

· Répondre aux questions et assistance aux usagers

· Gérer l'agenda des réservations

· Maintenance des outils informatiques

· Relations avec les prestataires internes et externes

· Gérer la logistique des locaux : équipements et petites fournitures

· Mettre en place une communication spécifique pour Vendée Parnasse et appui aux actions liées à celle-ci

· Appui à l'archivage des dossiers

· Appui à la mise sous pli

· BTS secrétariat ou équivalent

· Expérience significative sur un poste similaire

· Maîtrise des techniques de secrétariat et de rédaction administrative

· Maîtrise de la communication écrite et orale

· Capacité à la recherche d'informations.

· Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et aisance avec les outils informatiques

Capacité à travailler en équipe

Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles

Goût pour la relation au public

Sens de l'organisation, rigueur

Capacité d'anticipation et réactivité

Grande discrétion

Réactivité

Autonomie dans la gestion des dossiers

Capacité à gérer l'urgence et respecter les délais