Responsable Administratif de Département Réf. 925-2-Re26 H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Fonctions : Responsable administratif.ve de Département
Catégorie : A
Corps : Assistant Ingénieur de recherche et de formation
BAP : J - Administration et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :
- L'équipe administrative du Département du Master de Physique fondamentale et applications assure la gestion administrative, pédagogique et financière de la Mention qui accueille les étudiants de M1 et des divers parcours-types en M2 en liaison avec les services centraux de Sorbonne Université et les autres établissements partenaires.
- La mission du ou de la Responsable administratif.ve du Département est d'assister le Directeur et l'ensemble des personnels du département (équipe de directions, équipe administrative, enseignants et étudiants) en liaison avec les services centraux de Sorbonne Université (SU), et de coordonner, encadrer et animer l'équipe administrative et technique.

Activités principales :
- Assurer la liaison entre les partenaires externes, les composantes et les autres services de l'établissement
- Participer aux réunions organisées par les services centraux de SU (DFIPVE)
- Collecter, exploiter, mettre à jour et transmettre en interne et en externe les informations et décisions
- Assurer la fonction de coordinatrice scolarité : suivre l'évolution de la réglementation et des procédures
- Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du service
- Réaliser les indicateurs du service : devenir des étudiants, statistiques, permettant de produire les bilans du département
- Alimenter les bases de données et répondre aux enquêtes en liaison avec les différents services centraux de SU
- Organiser les réunions du Conseil de département et les diverses réunions de coordination administratives ou pédagogiques au sein du Département
- Organiser les élections des délégués enseignants et étudiants et IATOS au Conseil de Département
- Organiser le Forum annuel des parcours de la mention
- Orchestrer, la cérémonie de remise de diplômes
- Préparer le budget avec l'équipe de direction du département, suivre sa mise en place et son exécution avec la gestionnaire rattachée à la direction de l'UFR
- Gérer des demandes d'heures de vacations
- Maîtriser, le paramétrage de l'offre de formation du master, dans l'application Apogée
- Accueillir et informer les étudiants
- Traiter les dossiers de candidature des étudiants étrangers passant par Campus France
- Gérer administrativement le M1 PFA en anglais, les M2 Systèmes complexes, Systèmes biologiques et concepts physique, Météorologie océanographie climat ingénierie pour les observations spatiales, inscrire les étudiants administrativement et pédagogiquement, collecter les notes et éditer les procès-verbaux de semestre et de niveau
- Gérer les stages obligatoires des étudiants du M1 PFA en anglais et des M2 sur la plateforme dédiée
- Actualiser les sites web

Encadrement : OUI - 3B

Connaissances transversales requises :
- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable dans le cadre du LMD
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :
- Savoir planifier les activités du service en fonction des priorités
- Savoir élaborer des bilans et des indicateurs et les exploiter
- Maîtriser la rédaction de notes et de documents de synthèse
- Maîtriser l'environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion et au secrétariat administratif et pédagogique (Word, Excel, Casper, Sifac, Moodle, Power Point)
- Maîtriser l'outil CMS pour la mise à jour de sites Web
- Savoir animer et coordonner l'activité d'une équipe
- Capacité d'organisation, rigueur, autonomie
- Goût du contact avec les étudiants
- Savoir faire preuve de disponibilité et d'écoute
- Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

Afficher la suite
Savoir-faire transversaux :
- Capacité à assurer l'encadrement d'agents permanents ou contractuels : recrutement, délégation et coordination des activités et des responsabilités, animation et motivation de l'équipe, gestion de conflit,
- Gestion des congés, autorisations d'absences
- Capacité à expliquer le cadre de travail aux agents
- Capacité à organiser, planifier, animer et coordonner le travail de l'équipe pour assurer les missions de l'équipe et garantir la continuité du service,
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité et celle du service en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à proposer des solutions adaptées aux besoins, à faire évoluer les procédures et les organisations
- Capacité à conduire et accompagner un projet
- Capacité à conduire une réunion
- Capacité à structurer et rédiger des documents d'aide à la décision, des notes techniques ou administratives, des documents de synthèse
- Capacité à appliquer et à faire appliquer les textes réglementaires
- Capacité à élaborer des outils d'analyse et de synthèse et en rendre compte
- Capacité à définir des indicateurs de suivi et à analyser les résultats
- Capacité à assurer de la bonne circulation de l'information au sein du service

Savoir être :
- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l'analyse et force de proposition
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens du service public
- Confidentialité