Assistant - Assistante Administrative Accès Planning H/F - Groupe Sovitrat Sov' Btp Sov' Industrie

Intitulé du poste : Assistante Administrative - Accès Planning
Lieu : Meyreuil
Type de contrat : Intérim
Horaires : 39h00 par semaine du lundi au jeudi de 8h00-12h00 / 13h00-17h00 et le vendredi de 8h00-12h00 / 13h00-16h00
Prise de poste : Rapidement
Hiérarchie : Sous la responsabilité de l'Assistante de direction

Missions principales :
L'Assistante Administrative Accès Planning a pour mission d'assurer la gestion du planning des interventions tout en garantissant une communication fluide entre les différents services. Elle est également responsable de la mise à jour des dossiers clients, du traitement des documents administratifs et des comptes rendus d'intervention.
Planification & Gestion des interventions :
- Réception et gestion des appels entrants et sortants.
- Création des interventions (dépannage, travaux, maintenance).
- Coordination avec les intervenants et sous-traitants.
- Envoi des propositions et des confirmations d'intervention aux clients.
- Suivi des sous-traitants, y compris la gestion du stock à leur mettre à disposition.
- Mise à jour et gestion du planning des interventions.
Le reste du temps libre sera de réaliser ces tâches :
Mise à jour des clients :
- Vérification et mise à jour des informations clients dans Sage, Synchroteam et Drive.
- Synchronisation des données entre les outils.
- Mise à jour des dossiers clients (adresses, interventions, documents associés).
- Scan et archivage des dossiers clients.
Suivi des véhicules et formations :
- Entretien et suivi administratif des véhicules de la société.
- Organisation des formations obligatoires.
- Suivi des assurances et contrôles techniques
Profil recherché :

- Expérience souhaitée dans un poste similaire. Les profils juniors sont également les bienvenus, la formation étant assurée en interne par l'assistante de direction.
- Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Word).
- Sens de l'organisation et aptitude à gérer les priorités.
- Bonnes compétences en communication et en relation client.
- Réactivité et capacité à gérer les situations d'urgence.
- Esprit d'équipe, rigueur et sens de l'écoute.
- Respect de la hiérarchie.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.