Assistant de Direction de la Ddetspp H/F - Prefecture de Departement Ardeche

AdministrationCette direction départementale interministérielle, créée le 1er avril 2021, résulte du rapprochement de la DDCSPP et de l'UD DIRECCTE

Elle regroupe les services :
D'un pôle solidarités, emploi, politiques du travail (SEPT)
- Service droit au logement
- Service inclusion
- Service emploi, entreprises et compétences
- Services politiques du travail
Et d'un pôle protection des populations (PP) :
- Service concurrence, consommation et répression des fraudes
- Service sécurité et qualité sanitaires de l'alimentation
- Service santé et protection animales et environnement

POSTE DE CHARGE DE COORDINATION ADMINISTRATIVE
Activités principales : Secrétariat de direction
- Gestion de l'agenda, déplacements et prise de RDV des 3 directeurs
- Mise à jour du tableau des réunions de la direction
- Gestion RH des directeurs (congés, évaluations professionnelles, candidatures jury, formation...)
- Mise à jour des documents de références de la DDETSPP (organigrammes, trombinoscope...)
- Préparation des bilatérales de quinzaine préfet, constitution des dossiers de réunion
- Organisation COMEX : ordre du jour et relevés de conclusions
- Rédaction et enregistrement (RAA) des arrêtés
- Rédaction et mise en page de notes, tableaux et courriers
- Suivi du rapport d'activité des services : mise en forme et transmission préfecture
- Gestion de la boite institutionnelle directeur (ventilation aux chefs de services)
- Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels de la direction
- Traitement du courrier de la direction
- Correspondance entre les services et la préfecture
- Classement, enregistrement et archivage de documents
- Missions transversales des autres services, avec accord du directeur
Activités spécifiques : Chargée de communication
1- Communication interne
- Mise à disposition des outils et informations aux agents sur les réseaux : règlement intérieur, organigrammes, réservation visioconférence, documents de prévention, mémentos informatiques et téléphoniques...
2- Communication externe
- Participation et représentation de la direction en préfecture (plan de communication)
- Rapport d'activité des services
- Annuaire des services de l'Etat
3) Assistante de prévetion
Activités annexes :
Suppléance de la gestion de la messagerie institutionnelle de la DDETSPP en l'absence du titulaire.
Référent(e) : laïcité et Service Public +

Contacts pour plus d'informations :
- LEBOUCHER Anne et MAILLE Virginie Directrices Adjointes de la DDETSPP
- Madame VANDERHEYDEN Stéphanie Cheffe du BRH
****@****.**

Poste de contractuel de catégorie B
Salaire selon experience

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Environnement professionnel, Techniques de communication écrite et orale, Techniques de secrétariat rédaction administrative, Fonctionnalité des outils informatiques

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.