Assistant Administratif en Service Départemental H/F - Ministères Aménagement du Territoire Transition Écologique

Mission

Sous l'autorité directe du Chef de Service départemental (CSD), l'assistant administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d'accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d'intendance. Il/elle est chargé(e) de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il/elle apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques.

Activités principales

Accueil / Secrétariat
- Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
- Gestion du courrier
- Gestion de l'archivage numérisé et papier
- Reprographie
- Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats)
- Création et mise à jour de base de données

Appui comptable, budgétaire et logistique
- Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
- Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l'inventaire du matériel individuel et collectif
- Contribuer à l'établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
- Assurer le suivi des implantations en lien avec le service administratif (suivi contrat de maintenance, contrôle périodique, relations avec gestionnaires de site et artisans chargés de prestations et travaux divers...)
- Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques (courantomètres, salinomètres, outils de mesures, etc.)
- Appuyer le chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes...)

Appui à la gestion des Ressources Humaines
- Assurer l'accueil des nouveaux arrivants
- Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, Compte épargne temps, accident du travail...)
- Assurer le suivi des formations
- Assurer le suivi des visites médicales

Diplôme de niveau V (CAP, BEP)

Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :
- Connaissance du fonctionnement administratif
- Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
- Connaissance en comptabilité publique et achat public

Savoir-faire opérationnel :
- Qualités rédactionnelles
- Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
- Maîtrise des logiciels de bureautique

Savoir-être professionnel :
- Bonne expression orale,
- Sens du relationnel,
- Sens de l'organisation,
- Sens de l'initiative,
- Savoir rendre compte.