Crr03 - Assistant de Direction Directeur - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Fonction publique Territoriale

Apporte une aide permanente au Directeur du Conservatoire TPM en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers

- Organisation permanente de la vie professionnelle du Directeur notamment la gestion de l'agenda
- Rédaction des comptes rendus et synthèses
- Gestion des tableaux de bord et suivi des statistiques annuelles
- Réception et tri des courriels reçus dans la boîte mail de la direction du Conservatoire TPM
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Accueil téléphonique et physique,
- Planification, organisation et gestion des réunions
- Recherche et diffusion d'informations
- Rédaction et gestion des courriers
- Participation au suivi et à la mise en ½uvre du projet d'établissement

Les « savoirs » :
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu
- Techniques de gestion de planning
- Très bonne connaissance des logiciels Word et Excel
- Connaissance du progiciel IMUSE souhaitée
Les « savoir-faire » :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du directeur
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du directeur
- Gérer et actualiser une base de données informatisée
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers et comptes rendus
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Les « savoir-être » :
- Sens du relationnel, d'esprit d'équipe, du service public
- Autonomie
- Rigueur, discrétion, maîtrise de soi
- Disponibilité
- Relation de confiance avec le Directeur
- Intérêt pour l'éducation et la culture.