Assistant Administratif Administration Générale - Metz Metropole H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du Responsable Administratif et Financier, au sein de la Direction Administrative et Financière des Services Urbains, nous recherchons un professionnel chargé de réaliser la gestion et le suivi de documents administratifs métropolitains et municipaux, notamment liées aux transports exceptionnels et aux occupations du domaine public non soumis à des permissions ou arrêtés réglementaires ainsi que d'effectuer de l'accueil physique et téléphonique.

Réaliser la gestion et le suivi de documents administratifs

· Rédiger, saisir, mettre en forme et envoyer des documents administratifs
· Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
· Suivre les délais de traitement des courriers et effectuer des relances
· Trier et dispatcher courriers et documents
· Identifier les documents à conserver, déterminer le classement le plus pertinent et le mettre en ½uvre
· Renseigner les tableaux de bord liés aux activités de la Direction Administrative et Financière / du service opérationnel
· Appliquer les procédures mises en place au sein de la Direction Administrative et Financière / du service opérationnel
· Commander les fournitures administratives
· Assurer une gestion des adresses courriels génériques
· Assurer le suivi des réservations des salles de réunion
· Suivre les parapheurs
· Rendre compte du travail effectué et alerter la hiérarchie, le cas échéant
· Saisir les demandes de travaux dans le bâtiment

Effectuer l'accueil physique et téléphonique

· Analyser et traiter une demande d'informations/ de conseils (mener des recherches, analyser des informations, formuler une réponse)
· Assurer l'accueil physique et / ou téléphonique
· Recevoir, filtrer et transférer les appels téléphoniques
· Informer et orienter les agents et usagers
· Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles, orienter les interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant

· Connaitre le fonctionnement, les compétences des collectivités territoriales ainsi que leurs usages et procédures administratives
· Maitriser l'outil informatique et savoir rapidement prendre en main différents logiciels
· Maitriser les techniques de synthèse et de rédaction

Vos atouts pour ce poste :

· Vous disposez d'une bonne expression écrite et orale
· Vous êtes une personne autonome et rigoureuse
· Vous savez faire preuve de diplomatie, de discrétion et de disponibilité
· Vous savez prioriser et respecter les délais
· Vous disposez d'une aisance relationnelle facilitant le travail en transversalité et en équipe