Antls921 - Assistant de Direction Directeur - Métropole Toulon Provence Méditerranée H/F - Fonction publique Territoriale

- Assurer le secrétariat du Directeur de l'Antenne Métropolitaine de La Seyne-sur-Mer.
- Coordonner les différents secrétariats de l'Antenne.
- Gérer les demandes de rendez-vous et de l'emploi du temps du Directeur.
- Gérer des appels téléphoniques de la Direction.
- Rendre compte et transmettre les éléments pertinents à sa hiérarchie.

- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel de la Direction de l'Antenne.
- Réceptionner et traiter les courriers, dossiers, documents de la Direction : enregistrement, saisie, traitement, diffu-sion, suivi, archivage.
- Gestion et enregistrement des formulaires de la plateforme en ligne « Allo La Seyne » et « Airs Courrier ».
- Rédiger et mettre en forme des notes, courriers et autres documents de l'Antenne.
- Assurer le contrôle et le suivi de l'ensemble des parapheurs de l'Antenne : courriers, notes...
- Assurer la logistique des réunions de Direction et autres.
- Rédiger des Comptes-rendus de réunion en temps réel sur PC.
- Réaliser et mettre à jour des tableaux de bord.
- Référente fournitures de bureau.
- Assistance à la Référente RH : Transmission à la DRH de documents pour les agents (Arrêtés, Arrêt maladie...), distribution de prestations (tickets restaurants, bons du COS...).
- Assistance aux autres services de l'antenne (Parcs/Plages/Valats et Bureau d'Etudes) : rédaction de tous documents administratifs.

Les « savoirs » :

- Connaissance des techniques de gestion administrative et bureautique,
- Connaissance des normes rédactionnelles,
- Connaissance des outils informatiques (Word, Exel, Logiciel Courrier, plateforme Icitoyen, Outlook, AIRS
courrier, plateforme données RH Intranet et Internet),
- Connaissance des techniques d'organisation et de gestion du temps de travail,
- Connaissance du fonctionnement et rôle des autres collectivités,
- Connaissance de base en RH et en marchés publics,
- Connaissance de la Fonction Publique Territoriale.

Les « savoir-faire » :

- Capacité d'organisation et de gestion des priorités,
- Gestion de la demande,
- Analyser les situations,
- Filtrer les appels téléphoniques,
- Traiter et transmettre l'information,
- Renseigner les administrés et autres interlocuteurs,
- Bon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles.

Les « savoir-être » :

- Sens du travail d'équipe et sens du service public,
- Très bons contacts relationnels,
- Discrétion,
- Rigueur,
- Méthode,
- Disponibilité,
- Esprit d'initiative,
- Polyvalence.